Comité exposition 2 (18)

Choix d’un fournisseur en matériel d’exposition

Généralement, le comité de l’exposition confie à des firmes spécialisées les responsabilités suivantes :

-          aménagement des espaces loués;

-          installation des kiosques ou stands;

-          fourniture du mobilier;

-          identification des kiosques;

-          électricité, eau, gaz;

-          éclairage d’appoint;

-          conception du plan d’aménagement de la salle.

Fixation des coûts de location par unité

Le comité organisateur assume généralement les frais de :

-          location des salles d’exposition;

-          location de la fourniture électrique de base;

-          les services de sécurité, d’entretien et l’assurance responsabilité.

 Pour sa part, l’exposant assume généralement les frais de :

-          location des kiosques;

-          location du mobilier non fourni;

-          location des services techniques;

-          location des services de gardiennage et de sécurité;

-          location des services douaniers et de transit;

-          location de tous les autres services spéciaux;

-          et bien évidemment, le personnel assigné au stand.

Signature du contrat de location avec le centre d’exposition ou l’hôtel retenu

Lors de cette transaction, assurez-vous de fournir :

-          un dépôt de garantie;

-          un dépôt de la preuve d’assurance selon les montants exigés par les divers établissements.

Vérifiez si les assurances couvrent tout le matériel, si l’établissement est responsable des bris et vols et si un gardien de sécurité est sur place la nuit.  Sinon, les coûts d’assurances et de gardiennage pourront être prévus dans le coût global de location.