Envoyer les invitations
- Quand ?
Encore une fois, cela dépend de
l’événement (de six à huit semaines pour un mariage ou un gros événement et
entre deux et quatre semaines avant pour un événement plus simple), de sa
logistique, de la participation ou pas des invités (vaut mieux s’y prendre tôt
s’ils doivent préparer un numéro, que la contribution financière est élevée ou
qu’on les invite pour un week-end). Pour
faire votre décompte, tenez aussi compte de la date limite fixée par le
traiteur ou le restaurateur. Et si c’est
vraiment à la bonne franquette ou avec des intimes, vous pouvez inviter dans un
plus court délai.
- Créez un document pour faire
le suivi des réponses.
Ce peut être une simple liste
papier, mais aussi un document crée avec un logiciel de traitement de texte ou
avec un chiffrier. Prévoyez une colonne
pour la réponse, le nombre de personnes, leurs coordonnées (dont leur numéro de
cellulaire – s’ils en ont un – en cas d’urgence le jour même), ce qu’ils
apportent dans le cas d’un buffet collectif, leurs cadeaux si c’est un «shower».
- Si certains invités ne peuvent venir, proposez-leur de
vous envoyer à l’avance une carte ou un cadeau que vous remettrez sur place ou encore un courriel que
vous reproduirez sur une belle feuille à en-tête. Ou encore, convenez avec eux qu’ils appelleront
à une heure précise et assurez-vous que le téléphone n’est pas loin…et branché
!
Magasinez les différents fournisseurs
1.
Demandez plus d’une soumission et exigez des
références. Capital !
2.
Gardez en note, dans un cartable ou un
cahier, le nom des fournisseurs et des endroits intéressants répertoriés. Vous n’aurez qu’à puiser une idée la
prochaine fois. Pas besoin de toujours
réinventés la roue !
3.
Demandez qui sera servie si possible et les
menus que le traiteur propose pour les végétariens, les enfants et les
personnes allergiques.
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