3.10 Une démarche de conception (27)

Au terme de cette démarche de conception, on aura répondu clairement, et surtout globalement, à la question : C’est quoi le projet ?  Le guide proposé dans ce chapitre pour la formulation et la présentation du projet de votre événement vous entraînera vers cette démonstration.

Vous aurez à réunir le groupe à quelques reprises et à aimer une véritable démarche conceptuelle pour discuter du projet à réaliser (le contenu) et des moyens requis pour y arriver (le contenant).  Entre chaque réunion, vous devez prendre soin de faire une synthèse des idées exprimées.  Il est idéal de tenir ces réunions animées et dirigées à l’intérieur d’une période limitée (un ou deux mois) afin de ne pas perdre le fil conducteur ni l’intérêt des participants.  Évitez les «discussions circulaires» sur les détails techniques.

Cet exercice permet de débattre des vrais enjeux du projet.  Des choix éclairés sur les éléments décisifs du projet pourront se faire dans un climat d’échange favorable, sans la pression de l’événement qui est encore éloigné dans le temps.

À la fin de cette démarche, le cadre de réalisation du projet aura été rédigé.  Il ne restera plus qu’à le présenter aux décideurs pour obtenir le «OUI» tant désiré, et à le diffuser par la suite avec parcimonie aux proches collaborateurs.  Il ne s’agit pas d’un document ayant des visées de marketing comme telles; cependant, il sera très utile pour orienter la planification à venir des stratèges en communication.

Si dans les mois qui suivent, au hasard des difficultés de parcours, la discussion devient plus embrouillée, n’hésitez pas à revenir sur ce projet initial.  L’exercice de conception proposé est beaucoup plus que l’écriture d’un document de présentation; il est une source de référence utile tout au long de la réalisation du projet.