On trouve généralement trois grandes instances
décisionnelles dans un organisme à but non lucratif : l’assemblée
générale, le conseil d’administration et le comité exécutif. Dans le cas d’une entreprise à but lucratif,
la première instance qu’est l’assemblée générale annuelle des membres est
remplacée par l’assemblée des actionnaires.
- L’assemblée
générale annuelle (AGA)
L’assemblée générale annuelle des membres est
obligatoire. Elle sert essentiellement à
élire les administrateurs du conseil d’administration (CA), et à nommer le
vérificateur pour le prochain exercice.
Elle reçoit le bilan, les états financiers annuels et, le cas échéant,
le rapport du vérificateur. Elle ratifie
les règlements et les résolutions de la société, les actes des administrateurs
ainsi que la cotisation des membres, s’il y a lieu. L’assemblée générale annuelle peut être un
moment privilégié pour consulter les membres sur les orientations de la société
ou du projet (vision, mission, valeur).
Le recrutement et la forme d’adhésion
des membres peuvent varier énormément. Par exemple, Vélo-Québec, groupe de pression pour la
promotion de la pratique du vélo, regroupe des milliers de membres qui paient
une cotisation annuelle. Par ailleurs,
il existe des organismes dont les membres de l’AGA sont également les
administrateurs du CA. En tels cas,
convoquer l’assemblée générale équivaut à convoquer le CA. Quoique cette pratique ne soit pas illégale,
elle est en contradiction avec l’esprit de la loi qui es de faire rapport à une
assemblée générale distincte pour mieux protéger les intérêts de la société.
- Le conseil
d’administration (CA)
Le conseil d’administration est l’autorité supérieure
de l’organisation au sens de la loi. Le
Code civil du Québec (articles 309, 312, 321) parle d’une personne morale qui a
ses propres pouvoirs et responsabilités.
Le conseil est dépositaire de la charte et des statuts et règlements de
la société et peut faire des modifications si nécessaire (sous réserve de
ratification par le gouvernement ou les membres de l’assemblée générale selon
sa constitution).
Le conseil est composé d’au moins trois
administrateurs nommés par l’assemblée générale pour un temps limité. Ces administrateurs ont généralement des
expertises complémentaires. Ils sont
représentatifs de leur milieu et (si vous êtes chanceux) disponibles. Leurs rôles stratégiques se limitent
principalement à adopter les orientations du projet, les prévisions budgétaires
et les états financiers, puis à soumettre ceux-ci annuellement à l’assemblée
générale des membres.
Ils sont garants de la vision, de la mission
et des valeurs de la société et de ses projets.
Ils se préoccupent davantage du long terme que du court terme. Ils sont aussi appelés fréquemment à agir
publiquement, compte tenu de leur crédibilité dans la communauté et de leur
réseau de contacts. Le président de la
société en est souvent le porte-parole officiel. Tous adhèrent au projet et s’engagent, en
général, bénévolement.
Dans une organisation à but non lucratif,
retirer des profits individuels n’est pas permis et le conseil d’administration
constitue la caution morale. Les
gouvernements accordent à ces organisations le rare privilège d’être exemptes
d’impôt, parce qu’elles ont un de voir moral de contribuer au mieux-être de la
communauté en général.
- Le comité
exécutif (CE)
Les membres du comité exécutif sont issus et
nommés par le conseil d’administration, et le président en fait partie
d’office. Peu nombreux (nombre
impair), ils assurent le suivi de l’application des orientations et le suivi
budgétaire. Ils n’ont pas de pouvoir
décisionnel, en théorie, mais dans les faits, ils ont un très grand pouvoir de
recommandation au CA, qui leur délègue parfois un certain pouvoir de décision
sur le fonctionnement du projet.
Pour encourager les
administrateurs du CA à jouer un rôle actif dans la présence d’un comité
exécutif. Agir ainsi rapproche
l’organisation de sa tête dirigeante. Dans
ce cas, il revient à la direction générale d’assurer le suivi des orientations
et du budget sous la supervision directe du CA.
Par ailleurs, la présence d’un CE peut devenir impérative, si
l’envergure du projet l’exige.
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