4.3.2 L’animation (37)

Trop souvent, l’ordre du jour des rencontres de ces comités est préparé à la hâte, sans que personne ne se préoccupe de la dynamique de la discussion souhaitée.  Évitez le traditionnel tour de table où chacun fait son boniment, ce qui défavorise les derniers à parler.  Il est reconnu que la vivacité moyenne de gens en réunion diminue considérablement après deux ou trois heures.  Il vaut mieux profiter de la période d’attention du début de la réunion pour discuter des sujets importants.

Planifiez stratégiquement l’ordre du jour tel que nous le suggérons dans le tableau 4.10.  Regroupez au début de la rencontre les sujets qui son en attente d’une décision.  Poursuivre la réunion avec les sujets dont vous aimeriez discuter pour entendre les opinions de tous.  Il est stratégique de sonder le terrain d’abord, puis de revenir au cours d’une rencontre subséquente avec le même sujet, plus étoffé, qui peut passer à l’étape de la décision.  Finalement, contrairement à la pratique courante, gardez pour la fin les sujets pour information, quant tout le monde s’endort !

Si la personne en autorité n’a pas un talent d’animateur, qu’elle n’hésite pas à céder la place à un meneur de jeu.  Il n’y a pas d’offense à ce que le comité soit animé par l’un ou l’autre de ses membres, voire par une personne de l’extérieur à l’occasion.  Il est même souvent utile que la personne en autorité conserve une certaine distance pour mieux réagir.

Au début de la réunion, le meneur de jeu doit s’assurer de l’assentiment de tous quant l’ordre du jour et à l’horaire suggéré (temps alloué par sujet et heure de clôture prévisible).  Ainsi, les objections ou les inévitables membres qui doivent partir avant la fin seront dévoilés dès le départ.  N’hésitez pas à ajuster l’ordre du jour en conséquence pour garder le cap sur l’essentiel, en présence des personnes adéquates.  Faites l’effort de respecter le temps alloué par sujet selon l’horaire de la rencontre.  Quel bonheur quand une réunion se termine à l’heure et  même plus tôt.  Cela donne presque le goût de revenir.

Avant la fin de la réunion, déterminez la date de la prochaine.  Quand tous les agendas sont ouverts en même temps, il est beaucoup plus facile de trouver la plage horaire commune pour la prochaine rencontre.

Tableau 4.10 L’ordre du jour d’un comité de gestion

Nom du projet Nom du comité Date, heures (début-fin) et lieu de la rencontre (adresse si nécessaire) Liste des personnes invitées par ordre alphabétique (membres à part entière) Liste complémentaire des personnes-ressources ou autres invités, s’il y a lieu. Les sujets d’ordre général                          Temps alloué ? Adoption de l’ordre du jour (contenu et horaire) Adoption du procès-verbal et bref suivi de la dernière réunion (sans discussion) Les sujets pour décision                             Temps alloué ? Par ordre de priorités (non par secteur d’activité) Présentés par (nom de la personne désignée) Les sujets pour consultation                      Temps alloué ? Par secteur d’activité si désiré ou autrement Présentés par (nom de la personne désignée) Les sujets pour information                       Temps alloué ? Tour de table rapide Les questions diverses                                    Fin prévue ? Prochaine réunion

Regrouper ainsi les bonnes personnes, pour discuter des bons sujets, au bon moment, est très stratégique pour l’avancement du projet.  La formation des centres de gestion est un autre élément important pour la mise en place d’une organisation efficace et responsable.

Il est à prévoir que les gestionnaires auront besoin de soutien pour améliorer leur rendement et ainsi mieux traverser les difficultés de leur gestion quotidienne.