Savoir présenter son projet d’événement aux décideurs
La
présentation d’un projet d’événement aux décideurs est une étape cruciale que
l’on doit préparer avec créativité et méthode.
Un projet présenté par ses concepteurs est souvent un moment très
coloré, voire émouvant, qui révèle l’originalité de leurs idées (le
contenu). Par ailleurs, un projet
d’événement présenté par les gestionnaires a vite fait de sécuriser leurs
interlocuteurs par la qualité des outils de gestion déposés (le contenant).
Or,
l’expérience a démontré plus d’une fois que si l’on présente partiellement le
projet aux décideurs (le contenu sans le contenant ou vice versa), on obtiendra
une réponse mitigée ou, au pire encore, la décision sera reportée jusqu’à la
présentation complète du projet.
La
complémentarité des deux styles fait une bonne présentation. Il est dans l’intérêt des promoteurs du
projet d’exposer globalement leur projet d’événement (contenu/contenant) s’ils
désirent obtenir l’aval ou des autorités politiques plus rapidement.
Au
chapitre précédent, il était suggéré de délimiter l’espace de réalisation du
projet; il s’agit maintenant de préciser son cadre de réalisation, c’est-à-dire
de fixer les paramètres à l’intérieur desquels le projet devra se
réaliser. Si la première phase
d’orientation a été bien menée, il sera d’autant plus facile de s’engager dans
la seconde phase de conception, car le chemin est déjà tracé.
Le
tableau qui suit propose un guide pour la présentation d’un projet
d’événement. On y retrouve tous les
éléments essentiels du cadre de réalisation du projet, nécessaire aux décideurs
pour comprendre le projet et donner leur aval.
Tableau 3.1 Un guide pour la présentation
La
mise en situation
L’introduction
-
Le contexte
-
Le sommaire du projet
Les
éléments du contenu
L’orientation
générale
- Le titre
- La mission
- Les objectifs
- Les standards
La
description du projet
- Le programme général
- Le contenu descriptif
- Le calendrier des activités
La mise
en marché
- Le positionnement
- Les marchés cibles
- Les stratégies
Les
éléments du contenant
La
structure organisationnelle
- L’organisme responsable
- L’organigramme
L’échéancier
préliminaire
- Les dates décisionnelles
- Les dates charnières
Les
résultats visés
La
conclusion
- Les retombées
Les
documents d’appui
Annexes
(s’il y a lieu)
- Le C.V. des promoteurs
- Les lettres d’appui
- Les études
- La revue de presse
- Les plans
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