La communication interne est un outil de gestion
important pour augmenter l’efficacité et le bien-être des troupes. Il ne s’agit surtout pas de mettre au point
des outils «surnaturels» pour remplacer la communication relationnelle. Les outils de communication interne sont là
pour soutenir ce quelque chose de spontané : «Il faut se parler !»
La communication dans une organisation qui croît devient
chaque fois un enjeu. Les outils de
communication interne favorisent une meilleure compréhension du projet et de
son organisation en constante évolution.
Dans une organisation bien structurée, quand vient le
temps de donner une directive, le message se rend habituellement à destination
sans problème (bonne communication verticale de haut en bas de la pyramide
organisationnelle). Par contre, la
communication entre collègues de différents services peut en être négativement
affectée (surexploitation des liens hiérarchiques au détriment des relations
internes). C’est pourquoi les réseaux de
communication horizontale (interservices) doivent être fortifiées si l’on veut
conserver un juste équilibre.
Un autre phénomène de communication interne de plus en
plus répandu dans l’organisation d’événements est l’environnement multiculturel
dans lequel elle évolue, que ce soit en raison de la composition des équipes ou
du contenu des activités. Apprendre à
vivre avec les différences culturelles devient un enjeu qui modifie les
perceptions et les attitudes des gestionnaires.
Découvrir les ressemblances culturelles est plus profitable que de
chercher à comprendre les différences.
Soutenez les membres de votre organisation dans leur effort
d’intégration à leur nouveau contexte culturel en vue d’éviter la formation de
ghettos infranchissables.
- La communication
de gestion
La communication de gestion est un sous-ensemble de
la communication interne. Elle doit
transmettre les éléments percutants du projet (cadre de réalisation) aux
gestionnaires dans l’exécution de leurs mandats, sans plus, ce qui est souvent
déjà trop. La diffusion de cette
information de gestion, que l’on s’assure de garder à jour, doit se faire sous
une forme conviviale et cohérente, soutenue par des outils efficaces.
Trouver rapidement l’information recherchée
sans avoir à se taper une brique de documents est le rêve de tout gestionnaire,
ce qui est devenu réalité aujourd’hui grâce aux récents développements des
technologies de l’information. On peut
enregistrer des quantités importantes de renseignements, les catégoriser, leur
donner un ordre de priorités, les diffuser largement ou en limiter l’accès
selon le bon vouloir de l’usager. On ne
peut plus penser à organiser un événement sans mettre à profit ces nouvelles
technologies.
Mais on ne peut pas non plus organiser un
événement sans mettre à profit ces nouvelles technologies. Mais on ne peut pas non plus organiser un
événement en étant à la remorque de ces outils des temps modernes. Réussir à cerner l’information utile à la
gestion et à la diffuser au bon moment et aux bonnes personnes demeure un enjeu
constant.
Être compris de son interlocuteur à
l’interne est un art aussi complexe que celui de capter l’attention de son
public à l’externe.
Tous ces outils de soutien ont pour but
d’aider les gestionnaires dans leur apprentissage des nouvelles réalités de
gestion. Ils s’inscrivent dans un processus d’amélioration
continue qui doit être élaboré en complicité avec les gestionnaires pour
répondre à leur besoin réel et non pour donner bonne conscience aux
patrons. Un processus d’amélioration
continue signifie que toutes ces interventions visant à favoriser
l’amélioration de la gestion s’insèrent dans un cycle qui ne s’arrête qu’à la
fin du projet ou au moment de la dissolution de la compagnie.
Tout initiative en matière de formation et de
perfectionnement est en général bienvenue chez les jeunes gestionnaires en
apprentissage. Il en est autrement pour
les vieux routiers qui savent tout faire, mais qui sont souvent de bien mauvais
professeurs pour transmettre leur savoir.
Il existe de plus en plus de formations spécialisées en gestion de
projets dans le marché. Il est
malheureux de constater que les gestionnaires qui refusent habituellement d’y
participer, faute de temps diront-ils, sont souvent ceux qui en ont le plus
besoin.
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