Qui décide quoi et quand ? Généralement, les décideurs revendiquent un
outil de gestion du temps qui soit sommaire et stratégique. Par ailleurs, les réalisateurs ont davantage
besoin d’un outil plus détaillé pour soutenir leurs opérations. Cela provoque souvent la duplication des
outils de gestion du temps dans l’organisation, ce qui rend plus difficile le
suivi du projet. Le défi consiste à instaurer
et à maintenir à jour un suivi du projet.
Le défi consiste à instaurer et à maintenir à jour un outil de gestion
du temps qui soit utile aux décideurs (le suivi décisionnel) et qui puisse
répondre par extension aux besoins pratiques des travailleurs et des
collaborateurs.
En gestion du projet classique, on procède à un découpage
par niveaux allant du général au particulier.
Les deux premiers niveaux sont généralement stratégiques et sous la
responsabilité des dirigeants. Puis, on
y greffe plusieurs niveaux opérationnels sous la responsabilité des
gestionnaires assignés. Ce découpage
s’appelle structure de découpage du projet (SDP) et il permet de visualise
l’ensemble du cycle de vie du projet.
Tableau 5.4 La structure de découpage d’un projet (SDP)
|
Phase
1 Phase
2 Phase
3
1.1
Étape jalon 2.1
Étape jalon 3.1
Étape jalon
1.1.1
Tâche A 2.1.1
Tâche A 3.1.1
Tâche A
1.1.2
Tâche B 2.1.2
Tâche B 3.1.2
Tâche B
1.2
Étape jalon 2.2
Étape jalon 3.2
Étape jalon
1.2.1
Tâche A 2.2.1
Tâche A 3.2.1
Tâche A
1.2.2
Tâche B 2.2.2
Tâche B 3.2.2
Tâche B
Etc. Etc. Etc.
|
Comme
le montre le tableau 5.4, les tâches opérationnelles, que l’on peut ramifier à
volonté, s’accrochent à leur tour aux phases de réalisation du projet. De plus, à l’aide d’un bon logiciel de
gestion du temps, il est possible d’intégrer les ressources financières et
humaines rattachées à chacune des tâches.
Il est également possible d’enchaîner un ensemble d’étapes jalons et de
tâches dans une séquence chronologique d’activités. Par exemple, on peut, en modifiant simplement
la date de la première du spectacle, ajuster automatiquement tout le cycle de
vie du projet à cette nouvelle échéance (champ lié par prédécesseur et successeur). Les outils informatisés de gestion du temps
existent dans le marché. Ils sont,
cependant, souvent trop sophistiqué pour les besoins des gestionnaires usagers.
Il
n’est pas nécessaire de tenter de suivre le déroulement de toutes les tâches
reliées au projet et d’y lier la gestion des ressources. Il est suffisant, et déjà très exigeant, de
se concentrer sur le suivi des étapes jalons qui auront une répercussion
importante sur l’avancement du projet.
Il est donc recommandé de limiter la gestion du temps du projet aux
premiers niveaux stratégiques pour satisfaire d’abord les décideurs.
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