Compilez tous ces temps forts du déroulement idéal du
projet. Vous aurez ainsi bâti rapidement
l’armature de votre échéancier stratégique.
Être
maître de son événement commence par la maîtrise du suivi des étapes jalons du
cycle de vie de son projet.
·
La date du début
La date du début est l’échéance prévue pour
commencer l’exécution de l’étape jalon.
La date du début de l’étape jalon est une
donnée indispensable pour tout gestionnaire responsable qui désire bien
planifier son travail et celui de son équipe.
·
La date de la fin
La date de la fin est l’échéance prévue pour
terminer l’exécution de l’étape jalon.
La date de la fin de chacune des étapes jalons est indispensable pour
assurer un suivi stratégique. Le
décideur est beaucoup plus sensible aux échéances finales (date de la fin) à
respecter qu’à la mise en place des opérations (date du début).
·
Le responsable
Le responsable est le gestionnaire de qui
relève l’accomplissement de l’étape jalon et à qui se réfère pour en assurer le
suivi.
Désigner un seul responsable par étape jalon
constitue le cœur du suivi stratégique recherché. Faites l’exercice et vous verrez que chaque
gestionnaire responsable cherchera à partager avec ses collègues le stress de
l’échéance : «Oui, je suis responsable, mais Pierre, Jean, Jacques
travaillent aussi très étroitement. » Il
ne faut pas confondre le rôle d’une personne-ressource et celui du responsable. Une personne-ressource participe à un moment
donné pour une raison ou pour une autre, dans l’accomplissement de l’étape
jalon. Le responsable doit s’assurer que
tout se réalise dans les limites fixées et il doit en rendre compte à une
autorité désirée.
Bien qu’il ne soit pas recommandé d’ajouter à
l’échéancier les ressources engagées, il est parfois nécessaire de le faire
pour sécuriser tout le monde. En tel
cas, la colonne «Ressource» est ajoutée à titre indicatif seulement, et non pas
pour alourdir le suivi de l’échéancier stratégique.
Étape jalon
|
Date
de début
|
Date de fin
|
Responsable
|
Décideur
|
Ressource
|
- Le décideur
Le décideur est le premier niveau d’autorité
désigné à qui on devra se référer en cas de décision.
Alors qu’il ne doit y avoir qu’un seul
responsable par étape de jalon, il n’est pas rare de rencontrer plus d’un
décideur dans la même étape. Le premier
niveau d’autorité désigné doit connaître les limites de son pouvoir décisionnel
et il devra souvent le partager avec d’autres collègues ou, encore, se référer
à un niveau supérieur selon la nature de la décision.
Quand le temps est venu de prendre une décision, le
responsable doit s’adresser à la bonne personne, au bon moment, sans
hésiter. Si cette règle du jeu n’est pas
établie clairement au départ, il perdra du temps précieux à se retrouver dans
la confusion des jeux de rôles avant d’obtenir la décision attendue.
Voilà qui résume l’entrée des données
nécessaires pour établir l’échéancier stratégique du projet. Les données obtenues devront être traitées
habilement et différemment selon les usagers.
Tant mieux si vous avez accès à un logiciel de gestion du temps, sinon
armez-vous de patience pour compiler et traiter ces données. N’oubliez pas que, à l’étape de la planification,
vous avez encore le temps de vous démêler sur papier. Plus tard, dans le feu de l’action, il sera
peut-être trop tard pour réagir.
On aura compris que cette forme d’échéancier
stratégique peut permettre une décomposition plus détaillée des tâches. Il revient à chaque gestionnaire d’ajouter
des niveaux de suivi opérationnel selon le besoin d’encadrement de son équipe.
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