Signature du contrat de location avec le centre
d’exposition ou l’hôtel retenu
Lors de cette transaction,
assurez-vous de fournir :
-
un dépôt de garantie;
-
un dépôt de la preuve d’assurance
selon les montants exigés par les divers établissements.
Vérifiez si les assurances couvrent tout le matériel, si
l’établissement est responsable des bris et vols et si un gardien de sécurité
est sur place la nuit. Sinon, les coûts
d’assurances et de gardiennage pourront être prévus dans le coût global de
location.
Choix d’un courtier en douanes et d’un agent transitaire
dans le cas d’un événement international
Avisez les exposants d’enregistrer leurs marchandises et
matériel promotionnel aux services des douanes de leur localité. Ce certificat confirmera que tout le matériel
aura été acheté dans leur pays respectif.
Les firmes spécialisées ont des trousses d’information à l’intention des
exposants.
Élaboration d’une politique de
visite des congressistes à l’exposition
Prévoyez donner une bonne visibilité aux exposants face
aux congressistes, ce qui les motivera à participer à votre exposition. Par exemple :
-
faire les
pauses-santé dans la salle d’exposition;
-
réserver un temps
précis au programme pour la visite de l’exposition;
-
inviter les
congressistes à un buffet dans la salle d’exposition.
Élaboration de la liste des
exposants potentiels
Listez tous les exposants susceptibles d’être intéressés
par votre exposition.
Consultez les listes d’exposants antérieurs. Innovez, pensez à tous les secteurs liés de
près ou de loin au vôtre.
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