Détermination des moyens et véhicules de
transport
Le transporteur devra être en mesure d’offrir le nombre
de véhicules requis au meilleur coût possible.
Il n’y a pas de manière unique de procéder. Il n’y a pas de manière unique de
procéder. Selon les situations, les
meilleures propositions peuvent devenir des automobiles, des taxis ou des
services de limousine.
Rédaction d’un devis de transport
Sélectionner un ou des transporteurs par l’envoi de
soumissions.
Celles-ci doivent inclure :
-
nombre de passagers estimé pour chacun des
déplacements;
-
adresses des lieux d’embarquement et de
débarquement;
-
heures de départ et de retour;
-
trajet durée totale de chacun des déplacements;
-
type de véhicule pour lequel cette soumission
est demandée;
-
montant forfaitaire;
-
exigences de compagnie;
-
disponibilité des guides;
-
assurances.
Signature des contrats avec les transporteurs
Il est judicieux de conclure une entente avec le ou les
transporteurs.
Chaque transporteur a une politique d’annulation et des
exigences à respecter. Cette précaution
vise à empêcher le paiement de frais de transport inutiles pour votre
organisation.
Dans le cas de congrès internationaux, il est suggéré de
transiger avec une agence de voyages et/ou une compagnie aérienne pour
faciliter la gestion des déplacements aériens ainsi que du prolongement de
séjour et des modifications de trajets.
Une emplacement réservé à l’agence de voyages sur le lieu du congrès est
recommandé afin de régler au fur et à mesure les problèmes des participants.
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