Lexique

Lexique des termes fréquemment utilisés en matière de congrès

Actes

Document présentant un compte rendu fidèle des conférences, exposés, débats.

Activités pré, para ou post-congrès

Activités récréatives ou circuits touristiques se déroulant parallèlement au congrès soit avant, pendant ou après l’événement.

Agences réceptives

Détentrices d’un permis émis par l’Office de la protection du consommateur du Québec, elles offrent les services suivants : réservations de chambres, inscription des délégués, coordination des activités, publicité, gestion des expositions, planification des programmes, etc.  Connues aussi sous l’appellation anglaise «Destination Management Company» (DMC)

Badge

Carte ou carton d’identification du participant.

Brochure

Petit cahier broché à caractère publicitaire.

Plan-échéancier

Document de planification sur lequel sont inscrits, en ordre logique, les différentes phases d’organisation, les noms des responsables de chacune de ces phases et les dates du début et de la fin des opérations.

Centrale d’hébergement

Lieu où se fait l’ensemble de la coordination liée à l’hébergement lorsqu’un événement mobilise plus d’un établissement hôtelier.

Clientèle-cible

Ensemble des personnes susceptibles d’être intéressés pas l’événement.

Colloque

Débat organisé autour d’un même sujet pour lequel l’ensemble des participants a les mêmes intérêts.

Comité organisateur

Structure responsable de l’organisation d’un événement.

Conférence

Discours, causerie où un spécialiste reconnu traite en public d’une question précise.

Congrès

Réunion de plusieurs centaines de personnes qui se rassemblent pour échanger leurs idées ou pour se communiquer leurs études.

Date limite, Date d’option

Date à laquelle on doit annuler ou confirmer les réservations tentatives de chambres et d’installations (cutt-off-date).

Dépliant

Prospectus plié en accordéon et dont chaque volet constitue une page distincte.

Exposition

Présentation publique de produits.

Industrie des congrès

Ensemble des services contribuant à la satisfaction des besoins des congressistes

Installations hôtelières

Ensemble des salles et installations techniques d’un établissement hôtelier.

Kiosque ou Stand

Dans une exposition, emplacement réservé à un exposant ou à une catégorie de produits.

Nuitée

Une nuit passée à l’hôtel.  Utilisé comme mesure statistique pour quantifier le nombre de nuits par personne passée à l’hôtel.

Organisateur professionnel de congrès (OPC)

Firme spécialisée qui vend un ensemble de services reliés à l’organisation d’événements à caractère public.  Contrairement à l’agence réceptive, ne détient pas de permis de l’Office de la protection du consommateur du Québec.  Connu aussi sous l’appellation anglaise «Professional Convention Organizer» (PCO).

Plan américain

Terme utilisé en hôtellerie pour désigner une entente prévoyant le coût de la chambre et les trois (3) repas.

Plan américain modifié

Terme utilisé en hôtellerie pour désigner une entente prévoyant le coût de la chambre, le petit déjeuner de type américain (œufs, saucisses, bacon) et le souper.

Plan continental

Terme utilisé en hôtellerie pour désigner une entente prévoyant le coût de la chambre, le petit déjeuner de type européens(croissants, brioches).

Plan européen

Terme utilisé en hôtellerie pour désigner une entente prévoyant exclusivement le coût de la chambre.

Plan d’allocation

Document de planification qui prévoit l’aménagement de chacune des salles utilisées et l’équipement nécessaire pour les activités devant s’y tenir.  Lors d’une réception, le plan de table doit y être inclus.

Plan d’aménagement

Document illustrant les différentes façons de disposer les tables, les chaises, l’équipement audio-visuel et les autres accessoires dans une salle.

Plan de table

Document de planification sur lequel sont indiqués la disposition des places autour d’une table ainsi que le nom de leur occupants selon une formule bien établie par les organisateurs en vertu de certaines règles protocolaires.

Réservation d’amorce ou tentative

Première réservation de chambres et/ou d’installations faites auprès d’un établissement hôtelier.  Celle-ci peut être modifiée en tout temps, jusqu’à la date d’option ou date limite.

Salon

Présentation publique de produits au cours de laquelle la vente directe est permise.

Séance plénière

Réunion générale de tous les participants à des ateliers, de façon à mettre en commun les résultats des discussions intervenues dans chacun des groupes.

Séminaire

Réunion destinée à la formation ou à l’information d’un certain nombre de personnes sur un sujet bien précis où les participants doivent écouter ce que l’animateur leur communique.

Session d’affichage (poster session)

Exposition des communications par affiches parallèlement aux conférences

Surlocation (Oversale)

Action de louer plus de chambres que le nombre existant, en prévision de défaillances ou de défections.

Surélévation (Overbooking)

Action d’accepter des réservations au-delà du nombre de places offertes, en prévision de défaillances ou de défections.