Envoyer les invitations (17)

Envoyer les invitations

- Quand ?

Encore une fois, cela dépend de l’événement (de six à huit semaines pour un mariage ou un gros événement et entre deux et quatre semaines avant pour un événement plus simple), de sa logistique, de la participation ou pas des invités (vaut mieux s’y prendre tôt s’ils doivent préparer un numéro, que la contribution financière est élevée ou qu’on les invite pour un week-end).  Pour faire votre décompte, tenez aussi compte de la date limite fixée par le traiteur ou le restaurateur.  Et si c’est vraiment à la bonne franquette ou avec des intimes, vous pouvez inviter dans un plus court délai.

- Créez un document pour faire le suivi des réponses.

Ce peut être une simple liste papier, mais aussi un document crée avec un logiciel de traitement de texte ou avec un chiffrier.  Prévoyez une colonne pour la réponse, le nombre de personnes, leurs coordonnées (dont leur numéro de cellulaire – s’ils en ont un – en cas d’urgence le jour même), ce qu’ils apportent dans le cas d’un buffet collectif, leurs cadeaux si c’est un «shower».

- Si certains invités ne peuvent venir, proposez-leur de vous envoyer à l’avance une carte ou un cadeau que vous remettrez sur place ou encore un courriel que vous reproduirez sur une belle feuille à en-tête.  Ou encore, convenez avec eux qu’ils appelleront à une heure précise et assurez-vous que le téléphone n’est pas loin…et branché !

Magasinez les différents fournisseurs

1.     Demandez plus d’une soumission et exigez des références.  Capital !

2.     Gardez en note, dans un cartable ou un cahier, le nom des fournisseurs et des endroits intéressants répertoriés.  Vous n’aurez qu’à puiser une idée la prochaine fois.  Pas besoin de toujours réinventés la roue !

3.     Demandez qui sera servie si possible et les menus que le traiteur propose pour les végétariens, les enfants et les personnes allergiques.

Planifiez l'aménagement et la décoration (16)

Planifier l’aménagement et la décoration

- Si la fête a lieu à domicile, évaluez comment vous devrez aménager l’espace pour favoriser une circulation optimale, où mettre la table pour le buffet, celle pour les cadeaux, où faire signer la carte.

- Si la fête a lieu à l’extérieur, prévoyez un plan B en cas de pluie (espace suffisamment grand à l’intérieur ou location d’une tente ou d’un chapiteau) ou décidez si l’évènement sera reporté au lendemain ou à la semaine suivante.

- Songez à la décoration, selon le style de réception.   Si quelques fleurs fraîches, un petit centre de table ou des chandelles, une nappe de couleur, des ballons et des banderoles font l’affaire pour un événement tout simple, les mariages et autres célébrations commandent une ambiance plus recherchée.

- Si vous prévoyez diffuser des photos ou des vidéos, assurez-vous d’avoir tout le matériel audiovisuel nécessaire ou faites-en la location.

Prévoir le déroulement (animation, jeux et activités) (15)

Prévoir le déroulement (animation, jeux et activités)

Que proposez-vous exactement à vos invités, de leur arrivée à leur départ ?  Quel est le scénario, le déroulement prévu ?  Selon le scénario, le déroulement prévu ?  Selon le genre d’évènement, il peut être agréable d’organiser des jeux, des activités, un concours, un quiz.  On peut prévoir des petits prix de participation à remettre aux invités et des jeux brise-glace s’ils ne se connaissent pas.  Pensez à aménager un coin pour les enfants et prévoyez de quoi les amuser (jeux d’équipe, jouets, cassettes).  Vous aurez sans doute besoin d’un animateur ou d’un maître de cérémonie, rôle que peut jouer un proche pour un évènement simple.  Sans le cas d’un mariage, l’animation sera plus élaborée.  Si la réception inclut des lectures de textes ou des choix musicaux particuliers ou nécessite les services d’un musicien, c’est le temps d’y penser.

Préparer ou commander les invitations (14)

Préparer ou commander les invitations

Selon l’événement, invitez par téléphone (certaines compagnies de téléphone permettent d’ailleurs de créer des messages de groupe), par Internet (carte virtuelle ou courriel avec motif de papier peint, insertion d’images ou pas) ou par la poste (obtenir les adresses postales auparavant et acheter des timbres).  Dans ce dernier cas, choisir un faire-part imprimé ou le concevoir soi-même, fait à la main ou créé à l’ordinateur.

À inclure dans le texte de l’invitation, le cas échéant :

-          La date et l’heure;

-          Le lieu;

-          Le but de la fête;

-          Le thème et le concept de la soirée, s’il y a lieu;

-          Si c’est une surprise, indiquez-le;

-          Demandez-leur s’ils ont des restrictions alimentaires ou des allergies;

-          Le plan et les indications routières pour s’y rendre (les établissements ont souvent un plan bien conçu dont vous n’aurez qu’à faire des copies) ou la station de métro, le numéro d’autobus ou de train à prendre;

-    L’inscription RSVP avant telle date, si vous souhaitez une réponse (vérifiez auprès du traiteur ou du restaurant la date limite pour confirmer le nombre de convives).  Un truc : donner aux invités une date qui précède de quelques jours cette date butoir, de manière à compiler les réponses en tenant compte des inévitables retardataires.  Indiquez comment communiquer leur réponse : par téléphone, par courriel ou par la poste (joignez un coupon-réponse ou votre adresse postale).

-      Leur apport souhaité (ex. : contribution financière, plat à apporter, participation à un «bien-cuit», numéro de danse ou chanson, penser à se présenter de façon originale aux autres).

-          L’habillement suggéré (tenue de bal, cravate noire, tenue de ville, chic décontracté, tenue de plage, en lien avec le thème).

-     Le nom et les coordonnées d’une personne qui pourra répondre à tout renseignement supplémentaire (ex. : l’endroit où est disposée la liste de mariage, baptême et «showers»).  Certains décident d’inclure l’information dans l’invitation à votre guise.  Si la fête est donnée pour quelqu’un, demandez-lui des idées de cadeaux afin d’en informer les invités au besoin.  Notre invité d’honneur pourrait vouloir, en guise de cadeau, une contribution financière pour un article de sport, un tableau, une antiquité, un abonnement au théâtre, un voyage.

-     L’hébergement disponible aux alentours si les invités viennent de loin et une liste d’activités à faire dans les environs s’ils prolongent leur séjour.

-          Une adresse de site Internet si vous en avez conçu un pour l’évènement.

Allez, on se lance (13)

Allez, on se lance !

(Quelques mois ou quelques semaines avant)

Une fois toutes ces décisions prises, différentes démarches d’organisation s’enchaîneront selon qu’on se roule les manches pu qu’on fait appel à un traiteur.  Comment reconnaître un évènement réussi ?  Tout baigne dans l’huile, tout va rondement, rien ne manque.  Ça semble tellement aller de soi qu’on ne s’aperçoit pas des innombrables heures passées en coulisses pour ficeler le tout.  Il ne vous reste qu'à prendre un grand respire et vous lancer...  Ce sont les étapes que nous verrons durant les prochaines semaines.

Le cahier d'organisation (12)

Le cahier d’organisation : ne partez pas sans lui !

Selon la taille de l’évènement, il peut être utile de monter un cahier d’organisation.  Dans les premières pages, dressez une liste de choses à faire («to-do-list», en choisissant parmi toutes les démarches décrites dans ce chapitre celles qui conviennent à votre évènement.  Pour approfondir chacun de ces démarches, glissez des feuilles mobiles dans un cartable à anneaux ainsi que des séparateurs identifiés pour chaque élément (Budget, Lieu, Thème, Menu, Déco, Invités, Textes, Musique, Animation, Déroulement).  Inscrivez chaque semaine toutes les opérations et leurs préalables, les dates critiques et les personnes responsables (pour éviter le fameux «Ah, je pensais que c’était toi qui faisais ça…»).  Cela permet de contrôler la coordination entre les intervenants, de responsabiliser les gens, de minimiser les imprévus et de prévoir le temps nécessaire à l’organisation.  Mettez-les à jour continuellement et faites-en la distribution régulièrement.  Ajoutez-y des pochettes pour rassembler en un même document tous les dépliants, factures et autres papiers pertinents.  Pour égayer le tout, choisissez un cartable avec une pochette transparente sur le dessus, dans laquelle on insère une photo de la personne fêtée ou un montage maison imprimé sur une feuille 8½ x 11.  Sinon, un simple cahier à spirale agira à titre de cahier d’organisation : l’important est de ne pas vous éparpiller et de concentrer les résultats de vos actions dans un même document.

Quinze critères pour choisir le lieu idéal (11)

Quinze critères pour choisir le lieu idéal

Vous avez décidé d’organiser l’événement ailleurs qu’à la maison ?  Encore une fois, trouver l’auberge idéale pour se marier et dénicher le restaurant sympathique pour y fêter un anniversaire n’est pas du même ordre.  Voici quelques critères pour magasiner le lieu idéal qui convient au style de réception :

1. C’est un événement intime ?

Préférez alors les petites auberges aux grandes, car il est souvent possible de réserver l’endroit pour votre groupe seulement.  Sinon, demandez une salle privée, un petit coin juste pour vous ou une salle tatami dans les restaurants japonais.  Vérifiez qu’il n’y a pas un autre service tout de suite après (rien de plus détestable que de se faire pousser dans le dos pour finir son dessert !).  Un truc : certains restaurants spécialisés en déjeuners ouvrent leurs portes aux groupes en soirée.

2. Intérieur ou extérieur ?

Certains endroits sont déjà équipés d’un chapiteau extérieur (ce qui évite de devoir en louer un) et disposent également de salles de réception en cas de mauvais temps.

3. Quelle est la capacité de la salle ?

Combien de personnes peuvent tenir assises et debout ?  Y a-t-il un espace pour faire un cocktail ?  Monte-t-on des tables de 6 personnes, de 8, de 10 ?  Tables rondes ou rectangulaires ?  Y a-t-il un espace pour la danse (si désiré) ?

4. Y a-t-il un traiteur sur place ?

Si oui, doit-on obligatoirement retenir ses services ?  Quel est son menu ?  Peut-on voir des photos ou, mieux, déguster quelques échantillons ?

5. Y a-t-il un permis d’alcool ?

Si l’établissement a un permis d’alcool, vous devrez prendre une entente concernant le vin, le service de bar, l’eau.  À d’autres endroits, on peut apporter son vin, ce qui permet d’épargner sur l’alcool ou de privilégier un meilleur vin au même coût.

6. Quel est l’équipement disponible ?

Des questions primordiales si vous optez pour un lieu inhabituel : Y a-t-il assez de toilettes ?  Y a-t-il l’eau courante, suffisamment d’électricité et d’espace pour le traiteur ?  Faut-il louer chaises et couvre-chaises, tables, nappes, vaisselle, verrerie, centre de

table ?  Comment le lieu sera-t-il aménagé ?  Y a-t-il de l’équipement audiovisuel ?  Qui s’occupera d’installer et de ramasser après la fête ?  Dans le cas d’une cérémonie (mariage, baptême, funérailles), peut-on nous fournir une table en guise d’hôtel ?  Peut-on y faire jouer de la musique, y faire brûler de l’encens, des bougies ?

7. Et les enfants ?

Les lieux sont-ils conçus pour les petits turbulents ?  Peut-on leur aménager un coin pour jouer ?  Y a-t-il moyen d’avoir un menu pour eux ?  Si les toilettes n’ont pas d’espace pour langer les bébés, prévoir un petit coin tranquille.

8. Et les fumeurs ?

Certains établissements n’acceptent tout simplement pas qu’on en grille une sur les lieux.  De quoi rendre nerveux bien des gens !  Vérifiez s’il est possible d’aménager un coin pour eux ou s’ils doivent aller à l’extérieur pour fumer.

9. Est-ce facile d’accès ?

Le lieu choisi doit être relativement proche pour la majorité de nos invités, être accessible par transport en commun (sinon, organiser du covoiturage) et être facile à trouver (avec des indications claires).  Le lieu où se tiendra la célébration aux personnes âgées, aux poussettes ou aux personnes handicapées (selon vos invités) ?  Par exemple, un mariage en forêt est charmant, mais la montagne est-elle trop escarpée ?

10. Et le stationnement ?

Il n’y a rien de pire que des invités enragés parce qu’ils tournent en rond depuis une demi-heure !

11. Y a-t-il de l’hébergement aux alentours ?

Si votre événement se déroule en soirée, loin de la ville d’où provient la majorité de vos invités, mentionnez-leur les possibilités d’hébergement sur place ou dans les environs.

12. Qu’en est-il de la décoration et de l’ambiance ?

L’environnement est-il propice aux belles photos ?  Y a-t-il un jardin ?  Comment est l’éclairage ?  La couleur et le style vous conviennent-ils ?  Et pour ceux qui s’y intéressent, le lieu est-il aménagé selon les principes du fenf-shui ?  Y a-t-il une belle «énergie» ?

13. Attention aux moustiques !

Renseignez-vous auprès des propriétaires du lieu et auprès des résidents de la place, surtout si c’est situé près de l’eau.  Avant le mois de juillet, certaines régions sont de véritables nids à maringouins !

14. Y a-t-il l’air conditionné sur place ?

Si ce n’est pas le cas, voyez si on peut vous prêter des ventilateurs ou louez-en.  Dans le cas d’une tente ou d’un chapitre dressé à l’extérieur, la question du chauffage est aussi à considérer si la fête à lieu à l’automne.

15. Activités sur place

Offre-t-on un programme d’animation ou des possibilités d’activités sur place ou aux alentours ?

Demandez aux collègues et aux amis des suggestions d’endroits originaux, visitez les lieux, posez des questions, demandez des références et un contrat précisant les clauses sur lesquelles vous vous êtes entendus.

Trouver un restaurant différent (10)

Trouver un restaurant différent

-          Dans Internet, les portails de divertissement

(ex. : www.montréalplus.com , www.québecplus.com , etc.) sont une source intéressante pour dénicher des lieux thématiques qui offrent ce petit plus recherché.

-          Les restaurants ethniques qui ont une saveur d’exotisme qui met du piquant à la soirée : mariachis, baladi, flamenco et tapas ou encore trattoria italienne et petit bistro français typique, dim sum.

-          D’autres restaurants offrent des forfaits dégustation à l’occasion d’un 5 à 7 (ex. : fromages, chocolat et porto) ou encore des aventures gastronomique réjouissantes (tables champêtres, accord mets –vins commenté).

Vingts lieux intéressants (9)

Vingt lieux intéressants

Plusieurs de ces endroits disposent de salles pour des réunions ou des réceptions.  Il suffit de demander !

1. Auberge
2. Tables champêtres (www.agricotours.qc.ca)
3. Restaurants
4. Hôtel (salle de réception, restauration ou suite)
5. Verger (www.lapommeduquebec.ca/fr/index.html)
6. Vignoble (www.vignerons-du-quebec.com)
7. Installations sportives qui disposent d’une salle de réception (club de golf, de curling, de canotage)
8. Érablières (www.laroutedessucres.com)
9. Bateau ou train
10. Chalet loué ou appartement à un ami ou à un membre de la famille
11. En plein air, dans un champ
12. Parcs nature, parcs municipaux et parcs régionaux (plusieurs louent à la journée des chalets d’accueil, avec accès privilégié aux sites extérieurs).
13. Musée
14. Théâtre
15. Cinéma
16. Café-céramique
17. Centre de divertissement (salle de quilles, centre d’escalade, centres de ski qui offrent des jeux pour enfants).
18. Salles municipales
19. Sous-sols d’église
20. Centres communautaires