Comité Transport 3 (31)

Confection des enseignes d’identification des véhicules

Lors de navettes ou de circuits touristiques, assurez-vous que vos participants puissent rapidement identifier leur véhicule.  Lors de congrès internationaux, regroupez vos délégués selon la langue parlée afin d’offrir un service de guide approprié.

Confirmation du nombre de passagers par véhicule

Respectez les délais pour toutes modifications au choix du véhicule initial dans le cas d’une augmentation ou d’une diminution de participation.

Location d’un véhicule de messagerie

Lorsque votre activité se déroule sur plus d’un site ou que vous avez plusieurs invités spéciaux à encadrer, un véhicule de messagerie demeure une bonne acquisition pour le comité organisateur.  Il peut parfois être recommandé pour un événement majeur.

Rapport final du comité

Le comité transport doit livrer les informations suivantes :

-          liste des déplacements organisés;

-          nombre de personnes par déplacement;

-          contrats;

-          rapport financier.

Comité Transport 2 (30)

Détermination des moyens et véhicules de transport

Le transporteur devra être en mesure d’offrir le nombre de véhicules requis au meilleur coût possible.  Il n’y a pas de manière unique de procéder.  Il n’y a pas de manière unique de procéder.  Selon les situations, les meilleures propositions peuvent devenir des automobiles, des taxis ou des services de limousine.

Rédaction d’un devis de transport

Sélectionner un ou des transporteurs par l’envoi de soumissions.

Celles-ci doivent inclure :

-          nombre de passagers estimé pour chacun des déplacements;

-          adresses des lieux d’embarquement et de débarquement;

-          heures de départ et de retour;

-          trajet durée totale de chacun des déplacements;

-          type de véhicule pour lequel cette soumission est demandée;

-          montant forfaitaire;

-          exigences de compagnie;

-          disponibilité des guides;

-          assurances.

Signature des contrats avec les transporteurs

Il est judicieux de conclure une entente avec le ou les transporteurs.

Chaque transporteur a une politique d’annulation et des exigences à respecter.  Cette précaution vise à empêcher le paiement de frais de transport inutiles pour votre organisation.

Dans le cas de congrès internationaux, il est suggéré de transiger avec une agence de voyages et/ou une compagnie aérienne pour faciliter la gestion des déplacements aériens ainsi que du prolongement de séjour et des modifications de trajets.  Une emplacement réservé à l’agence de voyages sur le lieu du congrès est recommandé afin de régler au fur et à mesure les problèmes des participants.

Comité Transport (29)

La qualité des moyens de transport ainsi que le respect des horaires sont des éléments très importants de votre événement.  Votre travail à prévoir et à fournir les meilleures conditions de transport possibles, depuis l’arrivée des participants jusqu’à leur départ.  Vous travaillerez en étroite collaboration avec le comité des activités sociales et vous devrez être en mesure de vous ajuster aux demandes et aux changements qui surviendront pendant toute la durée de l’événement.

Formation du comité

Votre équipe doit être choisie en tenant compte de l’expertise et de la disponibilité de vos membres.

Préparation des estimations budgétaires du comité

Vous devez faire une évaluation réaliste de vos besoins et des coûts qui s’y rattachent.  En cours d’organisation, il sera important de respecter vos estimations.

Rédaction du plan des besoins estimés en transport

Les besoins en transport peuvent inclure :

-          navette entre l’aéroport et l’hôtel;

-          navette entre l’hôtel et les autres lieux d’activités;

-          transport relié aux circuits touristiques ou aux tours de ville.

Politique d’accueil des invités spéciaux aux aérogares et aux hôtels

Prévoyez mettre sur pied un service de navette ou un service de limousine que vos invités se rendent au site du congrès.

Déléguez du personnel de votre comité pour qu’il puisse accueillir vos invités spéciaux.

Prévoyez également un centre général et permanent d’accueil avec du matériel d’information et de présentation audio-visuelle.

Information sur les plans congrès des compagnies aériennes

Les compagnies aériennes offrent un plan congrès destiné à tous les événements d’envergure.  En enregistrant votre activité à ce plan, vous permettez à tous vos congressistes et leur accompagnants de profiter d’une réduction variable sur le plein tarif.

Premièrement

Le comité organisateur doit contacter la compagnie aérienne de son choix pour vérifier son éligibilité et le plan congrès qui correspond le mieux à sa clientèle.  Par la suite, vous devrez enregistrer votre événement auprès de la compagnie en remplissant un formulaire d’inscription.  Le transporteur vous remettra un numéro d’événement avec lequel vos congressistes pourront réserver les billets.

Les compagnies possèdent un numéro de téléphone sans frais pour l’enregistrement de l’événement.  De plus, les lignes offrent un numéro à l’usage exclusif des comités organisateurs pour enregistrer leur événement.

Deuxièmement

Les délégués pourront faire des réservations individuelles en appelant directement au Centre de réservations du transporteur, en mentionnant le numéro d’événement.  Selon la compagnie aérienne retenue, le comité organisateur et les congressistes pourront bénéficier d’autres avantages offerts tels que : documents d’information, service de billetterie par la poste, etc.

Pour les congrès internationaux, il est intéressant d’avoir plus d’un transporteur officiel.

Comité Activités sociales 4 (28)

Confection des plans de table et d’aménagement des salles

Une attention toute particulière doit être apportée aux places qu’occuperont les invités spéciaux aux tables d’honneur.  Informez-vous de l’ordre de préséance des invités, de leur provenance, de leurs intérêts communs, etc.

Assurez-vous de bien identifier les tables (table d’honneur, tables numérotées).

Affichez des plans de table à l’entrée de la salle pour faciliter l’accès des convives.

Lorsqu’un repas met en présence plusieurs convives, optez pour des tables rondes pouvant accommoder huit (8) à dix (10) convives.  Des tables de 5’ accueilleraient 8 à 10 convives et 10 à l’étroit; des tables de 6’ accueilleraient 10 convives à l’aise et 12 à l’étroit.

Réservez suffisamment d’espace pour le plancher de danse et la scène pour les musiciens.

Le système de son d’appel public de la salle où se déroule votre activité ne conviendra pas nécessairement à l’usage que vous projetez en faire (discours, conférence, chant, musique de danse, discomobile, etc.).  Consultez un technicien de son.

Confirmation du nombre de convives ou de participants par activité

Respectez cette consigne car les fournisseurs pourraient vous facturer pour plus que le nombre de convives ou de participants prévu ou ne pas avoir préparé les quantités suffisantes.

Rapport final du comité

Le comité des activités sociales doit livrer les informations suivantes :

-          liste des activités réalisées;

-          nombre de participants pour chacune d’elles;

-          budget;

-          liste des fournisseurs utilisés;

-          liste des fournisseurs utilisés.

Veuillez noter, qu'à partir de cette semaine, le blog sera préparé le vendredi soir et publié le samedi matin, mais une fois par semaine dû à ma vie trépidante...

Comité Activités sociales 3 (27)

Conception d’un programme d’activités pour les accompagnants des congressistes

Les conseillers en tourisme de l’OTCQ peuvent vous suggérer des programmes d’activités dans la région.  Leur expérience et leur connaissance des ressources régionales vous permettront de faciliter certaines démarches.  Ce service est entièrement gratuit.

Vous devez prévoir les coûts de transport, l’entrée aux sites et la rémunération des guides.

Garanties sur les quantités

Ne surévaluez pas le nombre de convives à vos repas car vous risquez d’en payer la note.

Définissez une politique de contrôle des admissions (billets, insignes, autres) pour éviter les pique-assiettes.

Les restaurateurs préparent normalement plus de plats que le nombre garanti.  Cela peut varier de 5 à 10% généralement selon le nombre de convives.  Les plats ne seront facturés que s’ils sont servis.

Choix du type de spectacle et engagement des orchestres et artistes

Pour un congrès international, abstenez-vous d’inviter un monologuiste ou d’organiser un spectacle de chant dans une seule langue.

Réservez longtemps à l’avance les artistes pour les spectacles.  Demandez qu’ils vous remettent leurs exigences techniques.

Conception et impression des divers cartons d’invitation et préparation des cartons de place aux tables

De concert avec le comité communication, définissez les délais d’impression et la date de remise du contenu de chacun des cartons.