Comité finances 3 (34)

Négociation des couvertures d’assurance requises pour les fins de l’événement

Pour un événement de courte durée, il est possible d’obtenir une extension de votre police d’assurance régulière pour peu de frais.

Acquittement des factures

Vous devez récupérer toutes les factures des comités et émettre un chèque pour chacune des dépenses encourues.

Préparation du rapport financier final

Assurez-vous d’avoir entre les mains toutes les factures ainsi que vos formulaires vous permettant de toucher les subventions gouvernementales afin de préparer votre rapport final.  Sinon, prévoyez des provisions pour combler les sommes restantes à entrer.  Négociez l’obtention de l’ensemble des subventions gouvernementales avant la présentation du rapport final.

Rapport final du comité

Le comité finances doit livrer les informations suivantes :

-          mandat;

-          subventions reçues;

-          rapport financier;

-          atteinte des objectifs.

Comité Finances (32)

C’est le comité le moins impliqué dans l’action.  Vous devez pouvoir prendre du recul face aux attentes du comité organisateur, afin de pouvoir évaluer les dépenses avec justesse.

À la fin de l’opération, tout le monde vous sera reconnaissant d’avoir permis au comité organisateur de «garder les pieds sur terre».

NOTE : Ce comité peut être regroupé avec le comité financement.

Formation du comité

Étant donné la nature particulière de votre mandat, votre comité sera restreint.  Il est même possible que vous en soyez le seul membre.

Conception d’un mode de contrôle des revenus et des dépenses

Référez-vous au budget du congrès précédent pour vous guider dans vos opérations financières.

En cours d’organisation, sensibilisez vos collègues à respecter leurs estimations.  À chacune des réunions du comité organisateur, faites un retour sur le budget car des finances saines sont garantes du succès de votre congrès.

Préparation d’un budget global

Une fois que tous les comités vous auront remis leur budget, vous pourrez constituer votre budget global.  Vous pourrez ajouter 15% par année forfaitaire pour les imprévus.  Ceci représentera votre budget.

Comité finances 2 (33)

Ouverture d’un compte de banque

Pour ouvrir un compte de banque, il suffit d’obtenir auprès du comité organisateur et/ou de votre organisme hôte, une résolution vous autorisant à ouvrir un compte en banque au nom du congrès.  Cette résolution doit indiquer le nom des signataires des chèques.  Normalement, le président, le directeur du comité financement et le directeur du comité finances sont habillés à signer, tandis que le coordonnateur agira comme signataire suppléant.

Constitution d’un fonds de départ

Le fonds de démarrage d’un congrès est généralement le produit d’un emprunt ou d’une marge de crédit.  Il peut être fourni par l’organisme qui est à l’origine de la tenue de l’événement, par le ministère responsable ou par un organisme oeuvrant dans le même domaine.

Instauration d’une petite caisse et d’un comptoir de change au secrétariat du congrès

Prévoyez un montant suffisant pour de petits achats ou certaines dépenses imprévues.

Lors d’un congrès international, prévoyez aménager un comptoir de change sur place.

Gestion des différents crédits et taxes pour les participants étrangers

Agence de douanes et du revenu du Canada

Programme de remboursement aux visiteurs

Centre fiscal de Summerside

Pièce 104

275, ch. Pope

Summerside (Î.-P.É)

Canada C1N 6C6

Téléphone : 1-800-668-4748 (au Canada)

                        (902) 432-5608 (de l’extérieur du Canada)

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