C’est le comité le moins impliqué dans l’action. Vous devez pouvoir prendre du recul face aux attentes du comité organisateur, afin de pouvoir évaluer les dépenses avec justesse.
À la fin de l’opération, tout le monde vous sera
reconnaissant d’avoir permis au comité organisateur de «garder les pieds sur
terre».
NOTE : Ce
comité peut être regroupé avec le comité financement.
Formation du comité
Étant donné la nature particulière de votre mandat, votre
comité sera restreint. Il est même
possible que vous en soyez le seul membre.
Conception d’un mode de contrôle des revenus et des
dépenses
Référez-vous au budget du congrès précédent pour vous
guider dans vos opérations financières.
En cours d’organisation, sensibilisez vos collègues à
respecter leurs estimations. À chacune
des réunions du comité organisateur, faites un retour sur le budget car des
finances saines sont garantes du succès de votre congrès.
Préparation d’un budget global
Une fois que tous les comités vous auront remis leur
budget, vous pourrez constituer votre budget global. Vous pourrez ajouter 15% par année
forfaitaire pour les imprévus. Ceci
représentera votre budget.
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