Communiqué de presse (13)

Le communiqué de presse est une nouvelle qu’un groupe ou organisme rédige lui-même à l’intention des médias d’information.  Ces derniers peuvent le reproduire intégralement, le remanier ou le jeter au panier.

Avantages

C’est la manière la plus expéditive de rejoindre les médias, celle qui vous demandera le moins de temps.

Désavantages

Si votre communiqué ne réussit pas à convaincre les médias de l’importance de votre information, il risque de passer inaperçu ou de ne pas paraître du tout dans le bulletin de nouvelles ou le journal.

Quand

Il faut tenir compte des heures et jours de tombée des médias écrits ou électroniques.

Comment

Les médias recevant beaucoup de communiqués, vous devez utiliser tous les moyens à votre disposition pour attirer leur attention.  Les communiqués types (pages suivantes) vous montrent comment y arriver.

1.    Inscrivez en haut de la page «Communiqué de presse» en gros caractère pour bien identifier le texte.

2.    Indiquez la date d’expédition du communiqué.

3.    Indiquez à partir de quel moment vous autorisez la publication de votre communiqué :

-          «Pour publication immédiate»;

-          «Ne pas publier avant telle date, telle heure».

4.    Donnez un titre à votre communiqué (surtout à l’intention des journaux), en sachant bien que les médias se réservent toujours le droit de le modifier ou de le changer complètement :

-          un titre qui a de l’impact et qui résume assez bien le texte;

-          un titre très court (il a plus de chances d’être laissé tel quel par les médias);

-          jamais plus de dix mots pour un texte d’une page ou deux.

5.     Tentez d’abord de répondre aux questions suivantes, mais pas nécessairement dans cet ordre.  Il faut bien comprendre que les médias recherchent toujours l’aspect nouveauté dans une nouvelle.  Il faut donc insister sur l’élément le plus distinctif de celle-ci :

Quoi ?             Tenue d’un colloque

Qui ?               L’Association des organisateurs de congrès

Quand ?          Du 1^er au 4 novembre 2003

Où ?                À Québec

Pourquoi ?      Pour discuter des principaux avantages de Québec comme ville de congrès

6.    Soignez particulièrement le premier paragraphe.  C’est le plus important.  Il doit contenir tous les éléments principaux de la nouvelle.  Le reste du communiqué fournit les détails.

7.    Votre texte doit être clair, concis et complet.  La longueur idéale d’un communiqué est de 200 à 250 mots.  Vous ne devriez jamais excéder deux (2) feuilles 8 ½¨ x 11¨ dactylographiée à double interligne.

8.    Inscrivez le chiffre – 30 - à la fin du texte , au centre de la page.  Cette vieille convention journalistique indique la fin du texte à diffuser .

9.    Indiquez le nom d’un représentant de votre groupe et son numéro de téléphone pour que les médias puissent le rejoindre pour des informations additionnelles ou une entrevue.

10.  Pour que des journalistes remarquent votre communiqué parmi toute la papeterie qui encombre leur bureau, utilisez du papier de couleur, du papier fort ou une feuille 8½¨ x 14¨, c’est-à-dire sur du papier non standard.

11.  Accompagnez, si possible, votre communiqué de photographies et même, dans certains cas, d’un dossier sur le sujet.  La ou les photos seront très appréciées des journaux qui pourront illustrer votre communiqué.  Le dossier donnera plus d’importance au communiqué et pourra être utilisé par les médias, s’ils ont à traiter une autre nouvelle vous concernant.

12.  Si votre nouvelle ne contient pas suffisamment d’informations pour justifier un communiqué, envoyez aux médias écrits une photo accompagnée d’une note explicative de quelques lignes.  Le texte, bas de vignette doit être précis et le plus court possible (cinq lignes au maximum).  La photo doit être en noir et blanc, de format 5¨ x 7¨, sur papier mat de préférence et doit être de qualité.

Communiqué de communication 4e partie (12)

Conception d’un journal du congrès, d’une feuille matinale d’information ou d’un journal télévisé durant le congrès

Lors d’un congrès international, vous pouvez publier un journal, une feuille commanditée ou même un journal télévisé qui sera retransmis dans les hôtels.

Inventaire des besoins en photographie

Définissez vos besoins avec le photographe pour ne pas vous retrouver avec une banque de photos inutiles.

Réservation des services d’un photographe spécialisé

Assurez-vous que le photographe retenu pour les faits marquants et les participants puisse vous fournir les photographies dans des délais raisonnables.

Pré-impression des discours

Rédigez vos discours en gros caractère afin de faciliter la lecture.

Rapport final du comité

Le comité communication doit livrer les informations suivantes :

-          le budget;

-          la revue de presse;

-          les photographies des moments marquants de l’activité.

Communiqué communication 3e partie (11)

Évaluation et inventaire du matériel à concevoir

Tracez le profil de la clientèle-cible de votre congrès et déterminez les thèmes et les outils promotionnels qui identifieront votre activité.

Tous les documents promotionnels entourant l’organisation d’un événement doivent refléter l’image du congrès.  La qualité de ceux-ci doit d’abord primer sur la quantité et la variété.

Certains outils promotionnels peuvent être commandités, tels que :

-          pochette de promotion;

-          porte-documents;

-          crayons;

-          bloc-notes, etc.

Conception et impression du matériel :

-          papier entête;

-          pochette de promotion;

-          programme préliminaire, incluant les activités pré, para et post congrès;

-          fiche d’inscription;

-          cocarde ou badge;

-          site Internet, etc.

Si vous n’avez aucune expérience en conception et en impression de documents, il serait souhaitable de demander à une firme en communication graphique de préparer votre matériel et de soumissionner auprès des imprimeries.  Advenant un budget modeste, consultez des étudiants en graphisme ou envisagez un concours.

Expédition de la pochette aux participants potentiels

La pochette d’information expédiée à chacun des congressistes potentiels contient généralement :

-          le programme préliminaire, incluant la liste des thèmes retenus, des détails sur l’exposition, etc.

-          la liste des conférenciers et des invités spéciaux attendus;

-          le formulaire d’inscription au congrès;

-          le formulaire de réservation pour l’hébergement avec la liste des principaux établissements hôteliers et leurs tarifs;

-          des informations générales sur la ville et la région.

L’envoi de cette pochette à l’étranger peut être très coûteux.  Négociez des ententes avec les associations nationales pour qu’elles en fassent la distribution.

Conférence de presse

-          convocation;

-          élaboration d’une pochette de presse;

-          émission d’un communiqué de presse.

Avant de mettre sur pied une conférence de presse, assurez-vous d’avoir matière suffisante pour convoquer des journalistes.  Vous devez avoir une nouvelle à annoncer.

Si, par contre, vous avez de l’information à transmettre aux médias, il est fortement recommandé de diffuser celle-ci par voie de communiqué de presse (voir le document communiqué/conférence de presse ci-inclus).

Communiqué de presse

Les communiqués type ci-inclus vous montrent comment rédiger votre communiqué pour qu’il soit bien traité par les médias d’information.

Nomination d’un préposé attaché en permanence aux représentants des médias durant le congrès

Si vous avez une salle de presse, une personne ressource doit y demeurer en permanence afin de répondre aux questions se rapportant au déroulement du congrès.

Elle devrait être familière avec l’ensemble des journalistes, invités spéciaux et conférenciers de marque afin de les identifier rapidement.

Ce préposé devrait être bilingue et avoir sous la main :

-          la liste des journalistes invités pour prendre leur présence;

-          la liste des invités et conférenciers ainsi que leur temps de disponibilité et d’allocution.

Installation d’une salle de presse :

-          inventaire des équipements requis;

-          location ou commandite des équipements;

-          installation.

Bien équipée, une salle de presse facilite la tâche d’un journaliste afin de lui permettre de sortir la nouvelle plus rapidement.  Vous pouvez prévoir :

-          ordinateurs, machines à écrire;

-          télécopieur;

-          téléphone;

-          photocopieur;

-          fourniture de bureau et papeterie;

-          eau, glace, verres et cendriers.

Vérifiez à l’avance si vos équipements sont en état de fonctionnement.

Prévoyez aménager un endroit retiré pour les entrevues et rédiger des articles.  Une aire de repos devra également être aménagée ainsi qu’un coin pause-santé.

N’oubliez pas d’établir une politique d’appels interurbains.  Il existe divers techniques pour en limiter l’accès.  Informez-vous au besoin.

Préparation d’une pochette d’information du congressiste :

-          choix du contenu;

-          impression;

-          mode de distribution.

La pochette d’information remise aux congressistes à leur arrivée contient généralement :

-          le programme définitif;

-          toutes les informations pertinentes entourant la logistique du congrès;

-          les cartes géographiques;

-          de l’information sur les sites et les attraits de la région;

-          le programme des activités pour les conjoints;

-          les divers cartons d’invitation donnant accès aux banquets et activités sociales.

Comité communication - 2e partie (10)

Évaluation et inventaire du matériel à concevoir

Tracez le profil de la clientèle-cible de votre congrès et déterminez les thèmes et les outils promotionnels qui identifieront votre activité.

Tous les documents promotionnels entourant l’organisation d’un événement doivent refléter l’image du congrès.  La qualité de ceux-ci doit d’abord primer sur la quantité et la variété.

Certains outils promotionnels peuvent être commandités, tels que :

-          pochette de promotion;

-          porte-documents;

-          crayons;

-          bloc-notes, etc.

Conception et impression du matériel :

-          papier entête;

-          pochette de promotion;

-          programme préliminaire, incluant les activités pré, para et post congrès;

-          fiche d’inscription;

-          cocarde ou badge;

-          site Internet, etc.

Si vous n’avez aucune expérience en conception et en impression de documents, il serait souhaitable de demander à une firme en communication graphique de préparer votre matériel et de soumissionner auprès des imprimeries.  Advenant un budget modeste, consultez des étudiants en graphisme ou envisagez un concours.

Expédition de la pochette aux participants potentiels

La pochette d’information expédiée à chacun des congressistes potentiels contient généralement :

-          le programme préliminaire, incluant la liste des thèmes retenus, des détails sur l’exposition, etc.

-          la liste des conférenciers et des invités spéciaux attendus;

-          le formulaire d’inscription au congrès;

-          le formulaire de réservation pour l’hébergement avec la liste des principaux établissements hôteliers et leurs tarifs;

-          des informations générales sur la ville et la région.

L’envoi de cette pochette à l’étranger peut être très coûteux.  Négociez des ententes avec les associations nationales pour qu’elles en fassent la distribution.

Conférence de presse

-          convocation;

-          élaboration d’une pochette de presse;

-          émission d’un communiqué de presse.

Avant de mettre sur pied une conférence de presse, assurez-vous d’avoir matière suffisante pour convoquer des journalistes.  Vous devez avoir une nouvelle à annoncer.

Si, par contre, vous avez de l’information à transmettre aux médias, il est fortement recommandé de diffuser celle-ci par voie de communiqué de presse (voir le document communiqué/conférence de presse ci-inclus).

Communiqué de presse

Les communiqués type ci-inclus vous montrent comment rédiger votre communiqué pour qu’il soit bien traité par les médias d’information.

Nomination d’un préposé attaché en permanence aux représentants des médias durant le congrès

Si vous avez une salle de presse, une personne ressource doit y demeurer en permanence afin de répondre aux questions se rapportant au déroulement du congrès.

Elle devrait être familière avec l’ensemble des journalistes, invités spéciaux et conférenciers de marque afin de les identifier rapidement.

Ce préposé devrait être bilingue et avoir sous la main :

-          la liste des journalistes invités pour prendre leur présence;

-          la liste des invités et conférenciers ainsi que leur temps de disponibilité et d’allocution.

Comité communication (9)

 Responsabilités

Idéalement, vous devez bien connaître le domaine et avoir des contacts privilégiés avec les différents médias.  Si ce n’est pas le cas, entourez-vous de gens qui ont cette expertise.  Toute l’information que vous aurez à traiter viendra du comité thématique durant la phase d’organisation, et du comité secrétariat durant la tenue de l’événement.

Votre équipe, tout comme celle du comité thématique, est responsable du positionnement de votre organisme et donc de sa notoriété.  Votre travail déterminera le taux de participation à votre événement ainsi que l’impact qu’il aura chez les participants et dans votre milieu.

Formation du comité

Votre équipe doit être choisie en tenant compte de l’expertise et de la disponibilité de vos membres.

Préparation des estimations budgétaires du comité

Vous devez faire une évaluation réaliste de vos besoins et des coûts qui s’y rattachent.  En cours d’organisation, il sera important de respecter vos estimés.

Évaluation et réservation du matériel promotionnel disponible dans la région de Québec.

L’OTCQ met gratuitement à la disposition des organisateurs d’événements un éventail d’outils promotionnels.  Voir l’annexe «les Services aux congrès de l’OTCQ.»

Élaboration d’un plan de communication pour les clientèles cibles du congrès

Rédigez un plan de communication afin de déterminer l’ensemble des interventions pour rejoindre le maximum de vos membres et ainsi établir vos priorités.

Relation avec les médias

Liste des médias

Conférence et entrevues

Pochette de presse

Revue de presse

Un responsable

Identification des moyens les plus efficaces pour acheminer l’information et la publicité vers ses clientèles cibles

Tenez compte de la provenance de vos participants car, lors d’activités d’envergure internationale, des délais importants sont à prévoir pour la correspondance.

Montez une liste de membres ainsi que d’associations nationales  et internationales afin qu’ils diffusent l’information à leurs membres et ainsi limiter les coûts d’envoi.

Annoncez votre événement dans les revues d’associations et les revues professionnelles.  Proposez des échanges de service pour limiter les coûts.  Par exemple, fournir à des maisons d’édition un espace d’exposition au congrès en échange d’un site Internet pour votre événement qui donnera toute l’information sur le congrès et la possibilité de s’y inscrire et d’y réserver l’hébergement.

Rejoignez votre clientèle-cible un an ou plus avant l’événement.  Selon le nombre de participants pré-inscrits au congrès, vous pourrez planifier une relance.

Le congrès qui précède ainsi que les congrès nationaux et internationaux sont une bonne tribune pour annoncer votre événement.

Plans de salle (8)

On peut faire la mise en place des salles de réunion de plusieurs façons selon les besoins des groupes : soit pour les plénières pour des grands groupes ou, pour de petits groupes lors de comité, atelier, cours, conseil d’administration.  Il est important de réaliser que les capacités requises des salles sont souvent gonflées et tiennent compte d’une estrade minimum et d’un remplissage à capacité avec une projection avant.  La capacité varie selon la forme des tables.

Style école

Quatre personnes sont assises à chaque table.  Il est aussi possible d’en asseoir cinq, s’il n’y a que très peu de papeterie à manipuler.

Style réception

Adéquat pour un grand groupe car il minimise les lignes d’attente et les foules.  Pour une réception dans une vaste salle, on peut y installer plusieurs bars en indiquant leur situation par une signalisation.  Sinon, les gens pourraient s’attrouper à celui le plus près de la porte en laissant les autres non utilisés.

Style théâtre

Des rangées de chaises seulement.  Peut être monté en rangée droite ou semi-circulaire.  Cette dernière fait paraître l’audience plus près du conférencier.  Laissez assez d’espace entre les rangées.  Dans plusieurs endroits, il y a obligation d’attacher les chaises pour des raisons de sécurité.

Forme en U

Pour de petits groupes de discussion, évitez de trop longues tables car les discussions risquent d’être difficiles.  Des chaises peuvent aussi être installées à l’intérieur du fer à cheval.

Style en forme de V (Herring bone)

Disposer les tables avec un angle vers le centre.  Améliore le contact visuel entre les participants.  Peut entraîner une perte d’espace importante.

Forme en E

Pour faire changement de la forme en U et pour accomoder plus de participants.  Cet aménagement demande une salle étonnamment grande.  Utilisée fréquemment, celle-ci peut s’avérer inconfortable pour les participants.

Forme en T

C’est un aménagement pour des discussions de petits groupes.  La table du centre peut être doublée si l’on nécessite plus d’espace pour travailler.

Forme carrée (ou carrée ouvert)

Une autre possibilité pour les petits groupes.  S’assurer de ne pas avoir un nombre trop important de participants.

Style banquet

Le meilleur aménagement est avec des tables rondes de 8 à 10 personnes chacune.  Des tables en long peuvent être utilisées si l’on désire augmenter le nombre de convives mais cela réduit considérablement l’opportunité de conversation.

Conseil d’administration

Le style d’aménagement le plus utilisé lors de petites réunions.  Éviter une trop longue rangée car cela réduit le contact visuel.

Identification des critères de sélection des établissements (7)

Pour faire votre choix du ou des lieux de votre événement, établissez quelques critères pertinents pour la réussite de votre activité, tout en tenant compte du profil de vos participants.  À titre d’exemple :

-          qualité et quantité des chambres et suites;

-          dimension, aération, sonorisation et éclairage des salles de réunion et de banquet;

-          équipement technique disponible;

-          la tarification;

-          disponibilité et courtoisie du personnel;

-          qualité de la restauration;

-          politique de réservation et d’annulation;

-          disponibilité des autres services;

-          capacité de s’ajuster à la hausse ou à la baisse de l’achalandage;

-          accessibilité pour les personnes à mobilité réduite.

Selon les lieux d’hébergement, la saison et les jours de la semaine, les tarifs peuvent varier.  De plus, certains établissements offrent gratuitement des chambres ou suites au prorata du nombre de chambres louées.  Les salles de réunion ainsi que les salons peuvent également être gratuits ou payants selon le nombre de chambres louées.

Visite des établissements

Spécifiez bien vos besoins au directeur de l’établissement lors de la rencontre.  Demandez un résumé écrit des ententes établies lors de votre visite ainsi qu’un estimé des coûts liés à la réalisation de l’activité.

Assurez-vous de présenter les mêmes besoins à chacun des intervenants afin de faire votre choix basé sur les mêmes informations.

Choix final des établissements

Après avoir fait votre choix, contactez chacun des intervenants concernés pour les aviser de votre décision.  Vous pourrez par la suite procéder à la signature des contrats ce qui officialisera votre démarche et protégera les deux parties.

NOTE : Prenez le temps de lire attentivement toutes les clauses du contrat, en particulier celles qui sont inscrites en plus petits caractères.  Si certaines clauses, vous apparaissent confuses, n’hésitez pas à poser vos questions et, au besoin, à les faire préciser par un ajout à l’intérieur de votre contrat ou entente.

Réservations tentatives d’un bloc de chambres

Les lieux d’hébergement ont une politique précise de confirmation de chambres.  Bien qu’il n’y ait pas encore d’obligation de votre part, il faut toutefois être réaliste dans le nombre de chambres désirées.

En plus des chambres réservées pour l’ensemble des participants, n’oubliez pas de réserver un bloc de chambres pour votre bureau de direction, conseil d’administration, commanditaires officiels, comité organisateur, invités spéciaux et conférenciers.

Élaboration d’une politique d’occupation des suites

Listez vos invités prestigieux (président, conférenciers, commanditaires majeurs) et assurez-vous que vous aurez suffisamment de suites pour pouvoir les accueillir.

Détermination des aménagements physiques des lieux réservés pour les sessions de travail

Aménagez vos salles en fonction du nombre de participants anticipés et du genre de discussions.  Assurez-vous qu’il reste suffisamment d’espace pour circuler entre les tables ou les allées de chaises.  Une bonne aération est aussi requise.

Dans votre choix d’aménagement, tenez compte des besoins en équipement technique de vos conférenciers lors de leur présentation.

Dans le cas d’un séminaire ou d’un colloque, prévoyez installer des tables car vos auditeurs auront à prendre des notes.

Estimation des besoins en équipement technique

Faites une liste du matériel à prévoir en collaboration avec le comité thématique et vérifiez la disponibilité du matériel au site où se déroule votre événement.  Informez-vous si l’équipement est mis à votre disposition sans frais ou en location.

Dans le cas d’un événement multilingue, aménagement des équipements de traduction simultanée pour les travaux du congrès

Prévoyez :

-          un espace suffisant pour l’installation des cabines d’interprétation avec un service d’eau;

-          un emplacement à l’entrée de la salle pour remettre les écouteurs aux participants;

-          une salle de repos pour les interprètes.

Conception des formulaires de réservation d’hébergement

Si vous transigez avec un (1) ou deux (2) hôtels, optez pour des réservations individuelles des participants.  Vérifiez si l’hôtel retenu possède déjà un formulaire de pré-inscription sinon en concevoir un.

Si vous avez retenu plus de deux (2) établissements hôteliers, nous vous suggérons de transmettre, nous vous suggérons de transmettre, avec la liste des hôtels, un plan de la ville indiquant la distance entre les hôtels et le lieu de rencontre.

Il est alors préférable de centraliser les inscriptions.  L’OTCQ et certaines agences réceptives offrent le service de centrale d’hébergement qui a pour but de vous supporter dans votre recherche d’hébergement et par la suite de faciliter les réservations de chambres de vos congressistes.  Pour plus de détails, consultez l’annexe «Les services aux congrès de l’OTCQ, centrale d’hébergement».

Montez votre propre formulaire de réservation en y inscrivant l’adresse de retour et le nom de la personne responsable des réservations (voir formulaire type).  Pour toute information supplémentaire, voir en annexe les fiches types de réservations.

Il est préférable de rassembler les participants au même endroit ou dans des établissements à proximité du lieu de l’événement.  Sinon, prévoyez des systèmes de navettes entre chacun des sites afin de faciliter la participation de vos invités.

Expédition des formulaires aux congressistes potentiels

Conjointement avec le comité secrétariat, planifiez faire l’envoi de votre formulaire de réservation, le plus tôt possible.

DAns le cas des congrès internationaux individuelles, n’oubliez pas de faire des réservations pour vos invités spéciaux (votre conseil d’administration, votre conseil exécutif, vos commanditaires, vos conférenciers ainsi que vos invités de marque).  Assurez-vous de pouvoir transmettre votre liste à temps.

Pour les réservations de groupe, fournissez la liste des participants à chacun des hôtels désignés pour faciliter l’accueil de vos invités.

Confirmation aux rétablissements du nombre de chambres réservées

Elles peuvent être garanties jusqu’à quelques semaines avant l’événement et ensuite remises en vente au public.  Le nombre de chambres laissées vacantes peut également être facturé au comité organisateur.

Informez-vous et agissez avec réalisme si vous ne voulez pas que le coût des chambres non  utilisées vous soit imputé.

La plupart des établissements hôteliers exigent que les réservations soient garanties par un numéro de carte de crédit reconnue ou par le paiement anticipé d’une nuitée.  Si certains ne peuvent se présenter, ils perdront l’équivalent de leur dépôt.

Expédition des confirmations de chambres aux congressistes

Dans le cas de réservations individuelles, il est souhaitable de laisser à l’établissement hôtelier le soin de confirmer les chambres aux congressistes.

Dans le cas d’une centralisation des réservations, le comité organisateur doit confirmer les réservations de ses participants.

Aménagement des salles

Il existe différents styles tels que démontré dans les pages qui suivent.  Chaque hôtel peut vous fournir les capacités de salles en fonction des divers aménagements.

Rapport final du comité

Le directeur du comité hébergement, salles de réunion et équipements techniques doit livrer les informations suivantes :

-          évaluation des établissements hôteliers;

-          rapport de réservations de chambres et de nuitées.

Comité hébergement, salles de réunion et équipements techniques (6)

Responsabilités

L’essentiel du travail de votre comité consiste à fournir les meilleures possibilités d’hébergement, de salles de réunion et équipements techniques.  Vos partenaires privilégiés au sein du comité organisateur sont les responsables des comités secrétariat et thématique.

Lorsque les gens sont satisfaits de l’hébergement offert et du confort des sessions de travail, ils abordent les travaux du congrès avec un meilleur esprit de participation.

Formation du comité

Votre équipe doit être choisie en tenant compte de l’expertise et de la disponibilité de vos membres.

Préparation des estimations budgétaires du comité

Faites une évaluation réaliste de vos besoins et des coûts qui s’y rattachent.  Respectez vos estimés.

Estimation des besoins pour l’ensemble de l’activité

Définissez vos besoins avant de rencontrer les dirigeants des infrastructures d’accueil :

-          nombre de chambres;

-          nombre de salons;

-          nombre et dimensions des salles de réunions et de banquets;

-          bureau pour le comité organisateur;

-          salle de presse et de protocole;

-          équipement technique : interprétation simultanée, enregistrement des conférences, projections audio-visuelles, vidéo multistandard, présence d’opérateur pour la transmission des conférences, éclairage, micros, projection avant ou arrière.

-          Etc.

L’ensemble des besoins évalués peut influencer la négociation.

Comité financement (5)

La commandite

La commandite est une forme de contribution basée sur la valeur promotionnelle d’un événement.  C’est un moyen privilégié pour un organisme sans but lucratif d’obtenir un support technique et/ou financier, de positionner l’image de marque du commanditaire et de rejoindre sa clientèle cible.

L’organisme qui demande une commandite doit tracer le profil exact de sa clientèle et identifier ensuite quels commanditaires seraient intéressés à rejoindre cette clientèle.

Pour le commanditaire, la commandite est un bon moyen d’associer son nom et son produit à un événement de prestige.  Si on lui offre une véritable visibilité, la commandite peut être un investissement au même titre que la publicité dans la mesure où la participation est connue et diffusée.

Formes de commandites

La commandite de notoriété permet d’exposer et de faire connaître le nom d’un produit ou d’une entreprise à un public cible.  Elle n’a qu’un seul impératif : être vue.  Le principe consiste à maximiser le nombre de citations ou d’expositions du produit ou de l’entreprise.  Le principe consiste à maximiser le nombre de citations ou d’expositions du produit ou de l’entreprise.  Par exemple : l’implication de Pétro Canada aux Jeux Olympiques d’hiver 1998 de Calgary qui a profité du passage du flambeau olympique d’un océan à l’autre pour susciter un intérêt marqué.

La commandite d’image a pour objectif d’établir ou de renforcer une image de marque par association entre un produit ou une entreprise et un organisme.  Il s’agit donc de créer un rapport d’affinité entre les caractéristiques de l’organisme ou de l’événement et l’image que l’entreprise souhaite donner d’elle-même ou de ses produits.  À titre d’exemple, la Fédération des producteurs de lait qui s’associe aux Jeux du Québec.  L’entreprise veut développer l’image d’un produit bon pour la santé.  Cet événement où sport et jeunesse vont de pair est l’image même de santé.

Le dossier commandite

La commandite doit être pensée et formulée en fonction des besoins de l’entreprise sollicitée et non de l’organisme qui fait la demande.

Vous devez identifier les partenaires les plus susceptibles d’être intéressés par votre activité : services gouvernementaux, entreprises privées, entreprises publiques, institutions bancaires, fondations ou autres.

Vous devez identifier la ou les personnes les plus aptes à transmettre votre dossier commandite.  Cette tâche peut revenir au président du comité organisateur, au directeur du comité financement ou bien encore à une personne qui bénéficie de contacts privilégiés auprès des commanditaires visés.

Il peut être souhaitable d’associer cette démarche à un lobby bien structuré et formé de personnalité influentes : députés, présidents d’entreprises, etc.

Le dossier commandite est l’élément essentiel qui vous permettra de prendre contact avec vos commanditaires cibles.  Cet outil devrait permettre à ces derniers de bien évaluer votre proposition afin de prendre une décision.  La proposition de commandite doit être transcrite en un bref et éloquent dossier.

Voici comment devrait être formulé votre dossier commandite :

L’événement

-          description de l’événement;

-          objectifs de l’événement;

-          liste des événements précédents;

-          nom du demandeur; :

o   personne physique avec ses coordonnées;

o   personne morale avec description.

Le public

-          clientèle : locale, régionale, provinciale, nationale, internationale;

-          variables descriptives : nombre, âge, sexe, provenance, occupation professionnelle.

Le plan de communication

Le plan de communication doit identifier les outils et les supports publicitaires qui permettront de véhiculer le nom et l’image de marque du commanditaire.  Il peut également inclure des chiffres en rapport avec le nombre de personnes qui seront touchées par le message et le coût de l’opération.

-          type de commandite;

-          forme de commandite;

-          description de la couverture des médias d’information;

-          identification des éléments de rentabilité pour le commanditaire;

-          coût proposé de la commandite.

Voici quelques éléments que vous pouvez proposer à votre commanditaire :

-          exclusivité du produit ou du service;

-          exclusivité publicitaire;

-          présentation officielle de la commandite lors de certaines activités;

-          association du nom ou du logo du commanditaire dans vos imprimés : programme, affiches, cartons sur les tables, verso des billets officiels de certaines activités spéciales, etc.

-          affichage des banderoles et des bannières du commanditaire sur les lieux de l’activité.

Les annexes à joindre au dossier commandite :

-          rapport annuel;

-          états financiers;

-          états prévisionnels;

-          éléments visuels si disponibles.

La commandite est, pour une bonne part, qualitative.  Il demeure donc extrêmement difficile d’en mesurer l’efficacité publicitaire.  Les commanditaires en sont doublement conscients.  Il faut donc que vos propositions soient les plus attrayantes possibles autant au chapitre du contenu que de la présentation.

Cependant, l’évaluation la plus fiable sera faite après la tenue de l’événement, à partir du cahier de presse.

Le milieu québécois est fortement sollicité par ce type de demande, soyez donc le plus sélectif possible dans votre recherche de commanditaires.

À noter que les budgets des organismes susceptibles d’offrir une commandite sont préparés plusieurs mois avant que ne débute l’année fiscale à laquelle l’aide sera imputée.  Il faut donc acheminer les demandes le plus rapidement possible.