Comité Activités sociales 2 (26)

Inventaire des activités qu’offre la région selon le temps disponible au programme préliminaire.  L’OTCQ peut vous conseiller sur ce volet.

Avant de rencontrer les fournisseurs, identifiez et listez toutes les activités pouvant s’intégrer au programme :

-          pauses-café;

-          petits-déjeuners;

-          déjeuners et dîners;

-          cocktails;

-          soirée d’ouverture;

-          soirées sociales ou à thème;

-          activités de reconnaissance;

-          activités pour accompagnants :

o   sports (golf, tennis, ski);

o   defilés de mode;

o   magasinage;

o   théâtre;

o   conférences;

-          visites d’entreprises ou de collègues;

-          visites touristiques;

-          service de garderie;

-          magasin;

-          croisières;

-          etc.

Rencontres avec le directeur des banquets du site pour la négociation de menus et rencontre exploratoire et engagement d’un traiteur si requis

Définissez votre capacité de payer avant d’élaborer un menu.

Définissez avec le directeur des banquets ou le traiteur la date de confirmation du nombre de convives aux différents repas.

Ayez une entente très claire sur la durée des cocktails, la quantité d’alcool servie et nommez un responsable pouvant autoriser tout changement.

Prenez en considération les restrictions alimentaires de certains de vos invités (végétarien, diététique, ethnique, religieux, etc.). Variez vos menus, ne servez pas de repas lourds avant les séances de travail.

Assurez-vous de bien connaître les frais de bouchons, les politiques concernant les pourboires, les taxes, et les jours fériés.

Si l’événement se tient hors d’un hôtel ou d’un restaurant, assurez-vous de satisfaire toutes les exigences régissant les boissons alcoolisées, l’hygiène, la capacité de la salle, etc.

Rédaction du scénario de chaque activité

Définissez des scénarios pour chacune des activités sociales et para-congrès afin de bien cerner vos besoins et de connaître le déroulement exact de chacune d’entre elles.

Avisez le service des banquets de tout changement de programme afin de faciliter le service et d’éviter une cuisson trop hâtive.

Comité Activités sociales (25)

Responsabilités

 

Parce qu’il gère l’aspect récréatif de l’événement, ce comité doit faire preuve d’imagination.  Ce secteur entraîne beaucoup de dépenses, vous devez donc être prudent et rigoureux dans vos démarches.  Vos partenaires privilégiés sont les comités thématique, secrétariat et transport puisque ensemble vous préparerez le programme final.

C’est du travail de votre équipe que dépend le climat général de l’événement.  Les principaux commentaires des participants feront allusion à l’environnement social.

Formation du comité

Votre équipe doit être choisie en tenant compte de l’expertise et de la disponibilité de vos membres.

Préparation des estimés budgétaires du comité

Vous devez faire une évaluation réaliste de vos besoins et des coûts qui s’y rattachent.  En cours d’organisation, il sera important de respecter vos estimations.

Comité secrétariat 3 (25)

Planification et organisation des tables de pré-inscription et d’inscription

C’est généralement aux tables d’accueil des préinscrits et des inscriptions que s’effectue la distribution des pochettes d’information, des cocardes et des cadeaux-souvenir.

Prévoir suffisamment de personnel aux tables de pré-inscription et d’inscription car vous aurez à inscrire un grand nombre de participants en quelques heures.

Assurez-vous que le personnel assigné aux tables de renseignements possède toute l’information nécessaire quant au déroulement du congrès.  Celui-ci aura également à maîtriser certaines langues étrangères afin de répondre adéquatement aux questions des congressistes.

Si les pochettes d’information sont personnalisées, les billets payés à l’avance et les cartons d’invitation peuvent être inclus et distribués à la table d’accueil des pré-inscrits.

Dans le cas contraire, placez les cartons et les billets dans une enveloppe personnalisée qui sera remise aux tables des pré-inscrits.

Les différentes aires d’inscription doivent être bien identifiées et leur aménagement doit être conçu de façon à favoriser une inscription rapide et une circulation fonctionnelle.  Transmettez vos besoins au comité hébergement, salles de réunion et équipements techniques.

Évitez les ajustements de dernière minute.

Bien à vue, le tableau des messages sera placé dans un endroit passant.  Il existe des tableaux électroniques pour la diffusion de consignes et de messages importants.  Cependant, ce mode de diffusion oblige les congressistes à lire tous les messages qui défilent sur le tableau.  Selon l’envergure, il existe toutes sortes de systèmes allant du simple tableau au tableau électronique.

Confection d’un plan de sécurité et de gardiennage

Prévoyez inclure le plan de sortie d’urgence du lieu de réunion dans la pochette d’inscription ou faites une présentation orale en début de session.

Organisation d’un bureau médical ou service de premiers soins

Recueillez l’ensemble des besoins en personnel des comités pour toute la durée de l’événement : accueil, secrétariat, messager, transport, sécurité, caissier, etc.

Établissement des horaires et des conditions de travail

Prévenez votre personnel des conditions et des horaires particuliers.  Référez-vous à la Commission des normes du travail du gouvernement du Québec pour vous assurer que les conditions de travail que vous leur proposerez correspondent aux normes  en vigueur au Québec.

Engagement du personnel

N’attendez pas à la dernière minute pour recruter votre personnel.

Vous pouvez aussi envisager l’engagement d’étudiants ou faire appel à des bénévoles.

Reconfirmez leur horaire de travail la veille de l’événement.

Confection du devis des besoins en équipement et en mobilier durant le congrès

Spécifiez le lieu, la date et l’heure de livraison de vos équipements dans le devis.  N’attendez pas au matin même pour vérifier les retards de livraison.  Lorsque c’est possible, installez et testez tout le matériel à l’avance.

Confection de la liste des avis, des affiches et de la signalisation

Prévoyez deux semaines de délai pour la livraison du matériel préparé à l’externe.

Une bonne partie du matériel peut être produit par ordinateur lors de l’événement.

Confection finale de la liste des participants

Assurez-vous d’être à jour avant le début de l’événement.

Mise en place d’un système de communication et de messagerie pour les membres de l’organisation lors du congrès

Sur le lieu de l’événement, le système émetteur  récepteur (walkie-talkie) est le plus efficace.  N’en donnez qu’au personnel en ayant besoin pour éviter les interférences.

Pour les communications externes, plusieurs solutions possibles : des messagers, des téléphones cellulaires ou autres.

Rapport final du comité

Votre comité doit produire le rapport final.  Cette tâche peut également être partagée avec le coordonnateur.

Vous devez vous assurer que tous les responsables des comités livrent les informations nécessaires à la confection du rapport :

-          liste des participants;

-          contrats;

-          répartition d’embauche du personnel;

-          formulaire de pré-inscription et celui de l’inscription;

-          rapport budgétaire

Comité secrétariat 2 (24)

Conception du formulaire de pré-inscription au congrès et aux activités sociales

Le formulaire de pré-inscription doit être précis afin de compléter les ententes avec vos fournisseurs de services (voir exemple ci-inclus).

On devrait y retrouver :

-          date et lieu du congrès;

-          thème du congrès;

-          liste des conférences et des conférenciers en y laissant un espace pour inscrire les 1^er et 2^e choix;

-          activités spéciales avec un 1^er et 2^e choix (banquet, dîner-causerie, activité pré, para et post congrès);

-          type d’habillement proposé selon l’activité et la température à cette période;

-          frais d’inscription au congrès et aux activités spéciales avec prix réduits pour les inscriptions hâtives;

-          date limite d’inscription;

-          coordonnées de la personne-ressource pour toutes informations supplémentaires sur le congrès.

Dans le cas de congrès internationaux, mentionnez le taux de change, le climat et les spécialités alimentaires.

Expédition du formulaire d’inscription aux futurs participants

Cet envoi devrait se faire en collaboration avec les comités communication et activités sociales pour que les congressistes puissent recevoir en même temps toutes les informations pertinentes au déroulement du congrès :

-          formulaires d’inscription au congrès;

-          formulaires d’hébergement;

-          programme de conférences;

-          programme des activités sociales et para-congrès;

-          dépliant de la région;

-          carte de la ville.

Vérifiez les délais d’impression pour établir votre date d’envoi.  La date limite des inscriptions devrait être fixée en tenant compte des délais exigés par vos fournisseurs (chambres d’hôtel, restauration, activités parallèles au congrès, etc.) et de votre stratégie de relance dans le cas d’inscriptions retardataires.

Au plan international, prendre en considération les délais importants de la poste.  Fournir également certains renseignements sur le climat, la réglementation nationale en matière de devises, les passeports, les visas, la vaccination, les pourboires, le décalage horaire, etc.

Confection de la liste des participants aux différentes activités du programme

Cette étape préparatoire est importante puisqu’elle facilitera vos inscriptions.

Achat de cadeaux et souvenirs

Vous devez identifier, avec les comités concernés, les personnes à qui seront remis des souvenirs (conférenciers, président, délégués, accompagnants, etc.) et établir les budgets associés à cette dépense.

Comité Secrétariat 1 (23)

Responsabilités

Centre nerveux du comité organisateur, vous aurez à gérer l’ensemble des inscriptions des participants et devez être capable d’avoir une vue d’ensemble de l’événement.

Toute la dynamique de l’organisation est liée à l’efficacité des personnes qui animent ce comité.  Pour un événement d’envergure, le travail demandé est tel qu’une structure permanente s’impose.

Formation du comité

Votre équipe doit être choisie en tenant compte de l’expertise et de la disponibilité de vos membres.

Préparation des estimations budgétaires du comité

Vous devez faire une évaluation réaliste de vos besoins et des coûts qui s’y rattachent.  En cours d’organisation, il sera important de respecter vos estimations.

Location des équipements du secrétariat pour la période d’organisation

Vous aurez probablement à louer ou à acheter un minimum d’équipement.  Vous pouvez également utiliser les équipements de l’organisme hôte ou d’autres intervenants.

Il est préférable d’avoir recours au micro-ordinateur pour la correspondance et l’inscription des participants.  Il est d’ailleurs possible d’adapter plusieurs logiciels ou d’acheter certains logiciels de gestion de congrès.

Engagement du personnel pour la période d’organisation

L’engagement du personnel de secrétariat dépendra des ressources disponibles au sein de l’organisme ou du comité organisateur, de l’envergure de l’activité à organiser et de la clientèle cible.

Impression du matériel courant de correspondance

Pour les activités réunissant un nombre important de participants, il est d’usage, lorsque le budget le permet, d’utiliser une papeterie spécifique à l’événement.

Reproduisez votre logo sur les affiches, porte-documents, cocardes, bloc-notes et autres articles.

Rédaction de la liste et des adresses des congressistes potentiels

Informatisez votre liste de congressistes potentiels afin de faciliter les suivis, les envois et l’inscription des participants.

Comité expédition 6 (22)

Élaboration d’un plan de gardiennage et de sécurité

Mettre sur pied un plan affectif jour et nuit pour toute la durée de l’exposition.

Installation des aménagements et de la décoration

Prévoyez un délai suffisant pour préparer et démonter votre salle d’exposition.

Nomination d’un préposé attaché en permanence aux exposants

Ce préposé, engagé par vous ou par une firme spécialisée, pourra répondre rapidement aux besoins des exposants et ainsi les mettre en contact avec les gens concernés.

Réception du matériel d’exposition en provenance du fournisseur

Informez les fournisseurs des dates où le matériel sera accepté.  Indiquez clairement le lieu de réception des marchandises.

Lorsqu’un fournisseur vous remettra le matériel, assurez-vous d’avoir déjà à votre disposition la salle d’exposition car sinon vous devrez trouver un entrepôt.

Prévoyez un local adjacent à la salle d’exposition afin d’entreposer le matériel des exposants.  Vous aurez à identifier les boîtes vides durant l’exposition afin de les remettre aux exposant, une fois l’exposition terminée.

L’embauche d’un transporteur officiel permet de regrouper les livraisons à un entrepôt avant le montage du salon.

Inspection des lieux par le service des incendies

Soumettez votre plan d’aménagement à l’établissement pour approbation.  Ainsi vous n’aurez pas de mauvaises surprises de dernière minute.

Rapport final du comité

Le comité Exposition doit livrer les informations suivantes :

-          budget;

-          liste des exposants;

-          plans d’aménagement des salles d’exposition;

-          contrats.

Comité expédition 5 (21)

Conception et rédaction d’un guide de l’exposant

Le guide de l’exposant contient généralement les informations suivantes accompagnées des formulaires de réservation :

-          coordonnées des firmes offrant des services spéciaux : audi-visuel, courtiers en douane et autres;

-          renseignements sur les permis spéciaux à obtenir dans la cas d’utilisation de matériel dangereux;

-          plans d’aménagement des espaces d’exposition;

-          les accès;

-          obstacles physiques à la manutention de marchandises;

-          hauteur et largeur des corridors et des portes;

-          détails sur l’aération, l’éclairage, l’eau et le gaz;

-          règlements en vigueur quant au bruit, à la propreté des lieux et la sécurité des stands, couverture assurée par la police d’assurance responsabilité;

-          détails sur le débarcadère et l’adresse de livraison;

-          équipements techniques disponibles (chariots-élévateurs, chariots, etc.);

-          date et heure du montage et du démontage.

Informez vos exposants sur le type d’équipement et de matériel sur place pour qu’ils s’assurent de la compatibilité de leurs équipements.

Conception et confection des affiches de signalisation

Vérifiez la politique d’affichage de l’établissement pour signaler les allées et ainsi faciliter la visite des exposants :

-          heures d’ouvertures;

-          liste des exposants;

-          publicité;

-          identification des étalages;

-          vente de billets;

-          autres.

Également sur le site :

-          identification des allées;

-          directions;

-          heures d’exposition;

-          coût;

-          commanditaires.

Comité expédition 4 (20)

Élaboration d’une politique de visite des congressistes à l’exposition

Prévoyez donner une bonne visibilité aux exposants face aux congressistes, ce qui les motivera à participer à votre exposition.  Par exemple :

-          faire les pauses-santé dans la salle d’exposition;

-          réserver un temps précis au programme pour la visite de l’exposition;

-          inviter les congressistes à un buffet dans la salle d’exposition.

Élaboration de la liste des exposants potentiels

Listez tous les exposants susceptibles d’être intéressés par votre exposition.

Consultez les listes d’exposants antérieurs.  Innovez, pensez à tous les secteurs liés de près ou de loin au vôtre.

Expédition du matériel d’information et d’inscription aux exposants potentiels

La pochette d’inscription comprend généralement :

1^er envoi :

-          dépliant d’information sur l’exposition;

-          dépliant d’information sur les thèmes du congrès;

-          formulaires d’inscription;

-          informations générales sur la ville et la région.

2^e envoi :

-          guide de l’exposant;

-          formulaire de réservation pour l’hébergement avec la listes des principaux établissements hôteliers et leurs tarifs. 

Comité exposition 3 (19)

Signature du contrat de location avec le centre d’exposition ou l’hôtel retenu

Lors de cette transaction, assurez-vous de fournir :

-          un dépôt de garantie;

-          un dépôt de la preuve d’assurance selon les montants exigés par les divers établissements.

Vérifiez si les assurances couvrent tout le matériel, si l’établissement est responsable des bris et vols et si un gardien de sécurité est sur place la nuit.  Sinon, les coûts d’assurances et de gardiennage pourront être prévus dans le coût global de location.

Choix d’un courtier en douanes et d’un agent transitaire dans le cas d’un événement international

Avisez les exposants d’enregistrer leurs marchandises et matériel promotionnel aux services des douanes de leur localité.  Ce certificat confirmera que tout le matériel aura été acheté dans leur pays respectif.  Les firmes spécialisées ont des trousses d’information à l’intention des exposants.

Élaboration d’une politique de visite des congressistes à l’exposition

Prévoyez donner une bonne visibilité aux exposants face aux congressistes, ce qui les motivera à participer à votre exposition.  Par exemple :

-          faire les pauses-santé dans la salle d’exposition;

-          réserver un temps précis au programme pour la visite de l’exposition;

-          inviter les congressistes à un buffet dans la salle d’exposition.

Élaboration de la liste des exposants potentiels

Listez tous les exposants susceptibles d’être intéressés par votre exposition.

Consultez les listes d’exposants antérieurs.  Innovez, pensez à tous les secteurs liés de près ou de loin au vôtre.

Comité exposition 2 (18)

Choix d’un fournisseur en matériel d’exposition

Généralement, le comité de l’exposition confie à des firmes spécialisées les responsabilités suivantes :

-          aménagement des espaces loués;

-          installation des kiosques ou stands;

-          fourniture du mobilier;

-          identification des kiosques;

-          électricité, eau, gaz;

-          éclairage d’appoint;

-          conception du plan d’aménagement de la salle.

Fixation des coûts de location par unité

Le comité organisateur assume généralement les frais de :

-          location des salles d’exposition;

-          location de la fourniture électrique de base;

-          les services de sécurité, d’entretien et l’assurance responsabilité.

 Pour sa part, l’exposant assume généralement les frais de :

-          location des kiosques;

-          location du mobilier non fourni;

-          location des services techniques;

-          location des services de gardiennage et de sécurité;

-          location des services douaniers et de transit;

-          location de tous les autres services spéciaux;

-          et bien évidemment, le personnel assigné au stand.

Signature du contrat de location avec le centre d’exposition ou l’hôtel retenu

Lors de cette transaction, assurez-vous de fournir :

-          un dépôt de garantie;

-          un dépôt de la preuve d’assurance selon les montants exigés par les divers établissements.

Vérifiez si les assurances couvrent tout le matériel, si l’établissement est responsable des bris et vols et si un gardien de sécurité est sur place la nuit.  Sinon, les coûts d’assurances et de gardiennage pourront être prévus dans le coût global de location.

Comité exposition (17)

Responsabilités

La tenue d’exposition commerciale peut générer des revenus considérables dans certains congrès.

Répondez le plus possible aux attentes de vos exposants.  Leur satisfaction sera garante de votre succès.

Formation du comité

Votre équipe doit être choisie en tenant compte de l’expertise et de la disponibilité de vos membres.

Préparation des estimations budgétaires du comité

Vous devez faire une évaluation réaliste de vos besoins et des coûts qui s’y rattachent.  En cours d’organisation, il sera important de respecter vos estimations.

Inventaire des sites possibles et visite des lieux

Définissez vos besoins avant de rencontrer les dirigeants des salles d’exposition.  Obtenez de l’information sur :

-          la dimension de la salle ou du centre d’expositions;

-          l’équipement technique sur place;

-          les prises d’électricité et de téléphone;

-          le voltage;

-          le gardiennage;

-          l’aération;

-          les assurances;

-          l’éclairage et la sonorisation;

-          l’espace d’entreposage;

-          la disponibilité des services connexes (audio-visuel, chariots pour le transport, fleuriste, accrochage pour décoration);

-          le temps nécessaire au montage et démontage.

Obtenez par écrits les ententes et propositions ainsi que les coûts estimés pour la réalisation de l’activité.

Étude des règlements et exigences des sites

Informez-vous des politiques et des conditions concernant les divers types d’expositions, des normes relatives à la prévention des incendies, des contraintes syndicales, de la réglementation pour le bruit, de l’accès pour la livraison, etc.

Estimation du nombre d’exposants

En général, l’espace alloué pour un kiosque est de 10’ x 10’.  Cette dimension peut toutefois varier selon les dimensions de la salle.  Vous devez dans certaines salles respecter une allée réglementaire de 10 pieds de largeur.

En général, la surface nette de vente équivaut à la moitié de la superficie de la salle d’exposition.

Choix final du centre d’exposition ou de la salle d’exposition

Les principaux critères de sélection sont :

-          type d’exposition;

-          coût de location;

-          politique de redevance sur la billetterie;

-          clientèle visée;

-          souplesse de fonctionnement;

-          sécurité des exposants et des visiteurs.