La
nuance des rôles et les distinctions des responsabilités entre chacune des
instances décisionnelles étant bien comprises, abordons maintenant le même
exercice entre les différentes directions opérationnelles qui composent
habituellement une organisation événementielle.
- La
direction générale (DG)
Nommé
par le conseil d’administration, le directeur général est un véritable complice
des administrateurs dans l’accomplissement de la mission. Le choix de ce cadre supérieur est capital et
repose non seulement sur son bagage d’expérience dans le domaine du projet,
mais aussi sur ses compétences en gestion, sur ses aptitudes pour le travail en
équipe et sur son dynamisme entrepreneurial.
Personne-ressource
auprès des autorités décisionnelles (AGA/CA/CE), le directeur général leur
recommande les orientations du projet et ses principales applications, ainsi
que les prévisions budgétaires. Il
assume, entre autres, les lourdes responsabilités de la planification stratégique
et du développement organisationnel du projet ainsi que l’implantation des
opérations dans l’organisation.
En
constante liaison avec tout l’environnement du projet, ce cadre supérieur est à
la fois stratège, entrepreneur, négociateur, communicateur et passionné. Le directeur général est le pivot central de
toute l’organisation, «l’âme dirigeante» comme on dit souvent. Il est un leader et un formateur qui sait
diriger le projet en mettant à profit les talents de son équipe de direction,
qu’il a choisie avec discernement. En
concertation avec elle, il sait établir les priorités du projet et offrir aux
gestionnaires le soutien nécessaire au respect de ces priorités. Il se préoccupe également de la communication
interne, car il en connaît l’importance.
Le
directeur général est appelé fréquemment à représenter l’organisation ou à
présenter le projet dans des activités publiques ou après d’autorités diverses,
ce qui fait souvent de lui un porte-parole complémentaire au président.
Il est toujours de la fête, mais demeure le
patron même en pleine réjouissances. Il
ne perd jamais la face, comme disent mes amis chinois !
·
La direction du financement
On retrouve souvent cette fonction de
financement intégrée sous une autre direction (direction générale ou des
communications, voire de l’administration).
Or, le financement du projet est une responsabilité en soi qui requiert
beaucoup de temps et de plus en plus d’expertise. Il est rentable de créer une entité autonome
pour gérer le financement du projet.
La direction du financement regroupe une petite
équipe de bons vendeurs, qui fait parfois appel à des spécialistes
externes. Elle est responsable de
trouver le financement public ou privé et de mettre en œuvre la
commercialisation du projet. Au départ,
elle établit une stratégie de financement du projet qui intègre toute forme de
revenus. Une fois la stratégie adoptée,
l’équipe du financement a la charge d’effectuer les recherches, d’établir les
contacts et de négocier les ententes avec les éventuels bailleurs de
fonds. Quand les ententes sont signées,
elle en assure un suivi serré pour le bénéfice des deux parties.
·
La direction de
l’administration
Tout projet a sa direction de l’administration
ou, à tout le moins, son comptable.
Cette direction est d’abord responsable de mettre en place une saine
gestion financière (politique et procédés administratifs). Au-delà des prévisions et du contrôle
budgétaires, la direction de l’administration s’occupe de toute la comptabilité
du projet. Elle gère aussi
administrativement (et non opérationnellement) les ressources humaines :
la rémunération, les politiques des ressources humaines et les conditions de
travail.
On confie souvent à cette
direction les approvisionnements pour tout le bureau : les
fournitures, l’équipement, etc. Par
tradition, elle prend habituellement en charge les technologies de
l’information : l’information, la téléphonie, etc. À défaut, d’un conseiller juridique à
l’interne, on soumet au directeur de l’administration toutes les questions
juridiques (contentieux) et il entretien les liens avec les firmes d’avocats,
au besoin. Finalement, les assurances,
un dossier dont personne ne veut s’occuper mais qui concerne tout le monde,
sont sous sa responsabilité.
Les membres de cette direction doivent faire
face à un milieu de travail qui considère souvent que toute intervention
administrative va à l’encontre de leur créativité ! Cette recherche d’équilibre entre un contrôle
nécessaire et une liberté créative engendre un stress incroyable chez les
comptables, qui sont souvent les premiers à quitter la barque. Cela est bien dommage, car ils sont
indispensables.
·
La direction de la
logistique
Il est toujours quelque peu
difficile d’établir le partage des responsabilités entre la technique et la
logistique d’un événement.
La démarcation entre les deux n’est pas étanche et souvent est source de
conflit. Disons pour simplifier que tout ce qui est «en bas de la scène» est de la logistique et
que tout ce qui est «sur la scène» est de la technique. En d’autres mots, tout ce qui a trait au
public relève de la logistique et tout ce qui concerne le spectacle (ou
l’exposition, la compétition, etc.) dépend de la technique. Les nuances entre ces services sont parfois
tenues.
L’aménagement du lieu est la
responsabilité de cette direction (dans le cas d’un événement
d’envergure comme le Festival international de Jazz de Montréal, l’aménagement
peut faire l’objet d’une direction autonome).
Les installations doivent d’abord répondre aux besoins
des activités, puis respecter les contraintes budgétaires et techniques. De plus, l’événement et ses
installations doivent se conformer à toutes les réglementations (code du
bâtiment, incendie, police, hygiène, environnement, etc.). Un exploit à réaliser chaque fois !
L’accueil du public est une
responsabilité importante sous cette direction qui doit
mettre en place les services de santé et de sécurité conformément aux
règlements en vigueur dans la communauté d’accueil. Toute foule appréciera davantage l’événement
si elle se sent en sûreté sans être trop encadrée.
Cette direction de soutien à
l’événement est également responsable des services de transport, d’hébergement
et de restauration pour le bénéfice du public ou des membres de l’organisation. Ce sont de lourdes responsabilités, car si la
réponse à ces besoins primaires n’est pas fournie à la satisfaction des
usagers, cela provoque un mécontentement général lourd de conséquences.
La télécommunication termine
la liste des responsabilités de cette direction. Planifier qui doit parler à
qui et comment : radio, téléavertisseur, télécopieur, téléphone
cellulaire, téléphone, en personne, etc.
C’est souvent à cause de la faiblesse des liens de communication que
l’on perd une certaine qualité de l’événement (ou, pire, le contrôle) qui se
déroule. On a tous vécu l’expérience du
nouveau bénévole à qui l’on a oublié de donner les directives d’usage pour
utiliser intelligemment une radio de type walkie-talkie et, qui monopolise les
ondes sans bon sens ! Établir les liens
de communication adéquats signifie aussi qu’il faut éviter de créer des liens
inutiles entre les personnes qui n’ont pas à se parler, et ce, pour ne pas
congestionner les réseaux inutilement.
La direction de la
logistique offre un soutien indispensable à l’événement au même titre que la
programmation mais son rôle est tellement moins visible et gratifiant.
·
La direction de la
programmation
Il s’agit du cœur de
l’événement. La
direction de la programmation est responsable de la conception et de la
réalisation des activités au programme.
Sa responsabilité s’étend jusqu’à l’encadrement du talent rattaché à ces
activités. Les membres de cette
direction étant eux-mêmes quelque peu artistes; ils sont les mieux formés pour
prendre soin des vedettes et de leur ego.
Attention, bien souvent, il y a plus de vedettes autour de la scène que
sur la scène !
Le son, l’éclairage, les
décors et les accessoires sont des éléments qui complètent la présence de
l’artiste ou de l’athlète sur scène. Aborder
ces éléments sous un angle trop technique diminue la qualité artistique du
spectacle. Selon l’ampleur de
l’événement, l’équipe de la programmation, assistée de bons techniciens, peut
prendre en charge ces aspects techniques; sinon, une direction technique
autonome sera mise en place (son, éclairage, scéno, décors, régie).
Toutes les directions sont
au service de la programmation qui fait l’événement,
mais la direction de la programmation doit répondre aux exigences de toutes les
autres directions. Tout est question
d’équilibre entre l’originalité du produit et sa faisabilité.
·
La direction des
communications
Le projet, si beau soit-il,
n’est rien si l’on ne réussit pas à le vendre à un public.
La direction des communications est un joueur
clé sur qui repose la vente de l’événement.
La stratégie qu’elle élabore en fonction des
clientèles cibles se traduit par des actions de promotion et de publicité ainsi
que par des relations de presse dont elle a la responsabilité. Toute communication verbale,
écrite ou visuelle de l’événement doit idéalement passer entre les mains de
cette direction avant d’être diffusée, ce qui n’est pas toujours le cas. À chaque événement, il y a toujours un membre
de l’organisation qui, impressionné par la présence des médias, finit par faire
une déclaration à l’emporte-pièce.
Naturellement, les membres
de cette direction sont bons vendeurs.
C’est pourquoi on leur confie aussi les activités de relations publiques
et de protocoles. Toutes
les personnalités (politiciens, commanditaires, etc.) que vous avez harcelées au cours des derniers
mois pour obtenir leur appui s’attendent à être bien accueillies le soir de
l’événement. Le service des relations
publiques les prendra en charge avec charme et diplomatie. Le protocole à respecter est souvent
encombrant pour un organisation d’événement, mais fort payant par la suite.
Il est efficace de confier à cette direction le
pavoisement et la signalisation sur les lieux de l’événement. D’abord parce qu’il s’agit d’une autre façon
efficace de communiquer avec le public puis parce que ce sont des outils très
importants pour la visibilité des commanditaires.
Finalement, dans l’effervescence de
l’événement, on oublie souvent d’en capter les moments historiques ou magiques
pour la pérennité. Pour documenter votre
présentation de l’année suivante ou pour conserver à jamais les images de votre
succès, l’archivage visuel de l’événement est toujours un bon investissement.
L’essentiel du travail de la direction des
communications doit se faire bien avant l’événement. Cette direction talonne sans cesse la
direction de la programmation pour obtenir des nouvelles fraîches à
communiquer. L’équipe de financement
exerce beaucoup de pression sur le groupe de communications pour obtenir le
plan de visibilité pour les commanditaires.
C’est le jeu du chat et de la souris.
On ne peut pas faire un plan de marketing (incluant la visibilité des
commanditaires) sans connaître la programmation. L’équipe de la programmation ne peut pas décider
de son contenu sans connaître les sommes d’argent dont elle peut disposer. La direction des communications est coincée
entre la programmation qui ne vient pas et le financement qui l’attend. Tout le monde pousse en même temps. C’est là le nœud à dénouer chaque fois. Il n’y a pas de recette miracle pour remédier
à cela. Un jour, tout finit par
débloquer par l’une ou l’autre de ces portes d’accès.
