Les parents ont tout le mobilier et la layette voulus ? D’autres idées : 2

-          Couches et nourriture

On en a toujours besoin !  Chaque invité apporte un sac de couches (de différentes grandeurs) ou des couches de coton si c’est le choix des parents, et des petits pots de purée, des boîtes de céréales et des biscuits pour bébé (vérifions les dates), etc.

-          Nourriture…pour l’âme

Certaines préféreront une formule plus spirituelle au «shower» traditionnel, par exemple une célébration appelée Blessing way, inspirée des rituels indiens Navajo.  Si on n’est pas à l’aise avec la formule dans on entier, libre à nous d’y piger des idées!  Le but : insuffler de l’énergie à la future maman, la nourrir spirituellement et la bichonner.  À cette occasion, on fleurit ses cheveux, on fait tremper et on masse ses pieds enflés, on fabrique un collier de billes de verre à enfiler pendant l’accouchement pour qu’elle ressente notre appui (d’autres s’attachent le poignet avec un fil de couleur qu’elles garderont jusqu’à la naissance du bébé).  On forme un cercle autour d’elle, on allume des chandelles, on lit des poèmes liés à la naissance, on formule un souhait pour le bébé à naître ou on donne notre meilleur conseil de parent.  Dans The Joy of Family Rituals, Barbara Biziou propose une variante de cette cérémonie : les futures parents allument d’abord une chandelle or, symbolisant la confiance en soi, et une chandelle argent, évoquant la sagesse.  Au-dessus d’un bol d’eau, dans une atmosphère purifiée à la sauge et au romarin, ils verbalisent leurs peurs et laissent aller leur appréhensions.  Ils demandent à leur conjoint et à leurs invités de les aider à vivre cette transition en douceur.  Enfin, ils revêtent un tissu de couleur or et argent (ou un châle ayant appartenu à l’une des grands-mères pour signifier qu’ils acceptent les nouvelles responsabilités qui leur seront bientôt dévolues.  Si ce concept vous plaît, vous trouverez quelques sites Internet pertinents à la fin de ce guide.

-          «Shower-partage»

Les parents invités apportent les objets de bébé qu’ils n’utilisent plus, et ceux qui sont à l’aise financièrement ajoutent quelques accessoires.  On organise une corvée d’emballage et on apporte le tout dans un centre de femmes pour gâter une maman moins fortunée.

Les parents ont tout le mobilier et la layette voulus ? D’autres idées :

-          Ateliers bricolage

Certains cafés où on peint de la céramique proposent des forfaits aux groupes : on peint une pièce de céramique pour bébé ou pour la maman, tout en prenant une bouchée sur place.  On peut aussi créer une œuvre collective (réaliser un mobile, une courte-pointe, un album souvenir pour bébé ou un babillard pour y épingler de l’information; peindre un tableau ou un tatou au henné sur le ventre de la future maman ou encore le mouler dans le plâtre, si elle y consent, bien sûr).

-          Préparer la chambre du bébé

Autrefois, on organisait des corvées pour aider les futurs époux (ex. : construction, d’une maison) et les futurs parents (construction d’un lit de bébé, fabrication de vêtements ou de couches).  Dans la télésérie Rumeurs, les amis d’Esther optent, après un brainstorming animé, pour une corvée : leur cadeau sera meublée.  Voilà une idée sympa !  On peut se cotiser pour les services d’une décoratrice ou encore limiter notre aide à la peinture, la pose du papier peint, l’assemblage des meubles et l’installation des tablettes.  Et, à la fin d’une journée bien remplie, après les oh ! et les ah ! de la future maman, on se commande une pizza.

-          Un «shower» livres, musique et films

Chacun contribue à garnir la bibliothèque, la vidéothèque et l’armoire à CD du petit à naître.  En donnant notre cadeau, on prend une minute pour motiver notre choix.  Par exemple, Bébé dragon (Daniel Lavoie), était le «hit» à l’heure du souper, Dora l’exploratrice fait flipper notre fillette, les livres plastifiées de Caillou sont aussi utiles…pour les dents ou la collection de mini-livres Puce nous est tombée dans l’œil.  Ajoutez à votre carte l’information sur le programme «Une naissance, un livre, offert par les bibliothèques publiques du Québec.

-           Chèques-cadeaux

On les achète tout faits (cinéma – pour consommation immédiate, après on n’a plus le temps avant un bail – massothérapie, musique, livraison de repas, location de pagette pour le dernier mois) ou on les conçoit nous-mêmes (soirées de gardiennage, bons pour mets préparés, aide pour les courses ou l’entretien).  Les parents ne repartiront pas les bras pleins mais le cœur, ça oui, avec la promesse sur papier du soutien à venir.  Madeline Barillo, auteure de Spectacular Showers for Brides, Babies and Beyond, appelle ceci un «It-takes-a-village Shower», en rappel du dicton africain «It takes a village to raise a child», qui évoque l’importance de l’appui de la communauté. 

Shower bébé : Conseils pratiques (3)

Sous quelle forme ?

On choisit d’abord le lieu (chez l’organisatrice s’il y a suffisamment d’espace pour tous les convives, au restaurant ou dans un centre d’activités), puis le concept :

-          Thé, douceur ou apéro ?

Pour faire changement de l’habituel dîner ou souper et pour minimiser les coûts, optons pour un moment où personne ne s’attend à un repas.  Par exemple, on peut dresser un buffet de desserts en soirée (pourquoi pas une sélection de crèmes glacées – et quelques cornichons, pour rire !), inviter pour le 5 à 7 (avec des mimosas au cidre mousseux et au moût de pomme – non alcoolisé – pour la future maman), ou encore servir le thé, à l’anglaise, avec les sandwichs traditionnels au concombre, scones et petits biscuits.

-          Petit buffet collectif

Chacun sa recette en double : on apporte un  plat pour partager avec les convives et un autre, congelé, à l’intention des parents, qui apprécieront cette attention.  Et on fournit la recette, que tous pourront copier si ça leur chante.

-          Barbecue

Un classique d’été, toujours apprécié, et appropriée pour les «showers» mixtes.

-          Brunch

Peu coûteux, le brunch a sa place ici, la future maman étant encore en forme à cette heure.

Pour d’autres suggestions de concepts, faites un détour par la section sur comment organiser un événement original et efficace.

Shower bébé : Conseils pratiques (2)

Seulement des femmes ?

Comme le futur père s’implique davantage qu’avant, pourquoi l’exclure ?  Après tout, cette fête destinée à accueillir bébé le concerne tout autant.  Comme plusieurs parents ne sont pas mariés, c’est une manière de célébrer leur union en compagnie des deux familles réunies.  De plus, un «shower» mixte inclut nos amis masculins qui, autrement seraient mis de côté.  Plusieurs femmes affirment que les «showers» mixtes sont plus sympathiques et amusants alors que d’autres préfèrent conserver la tradition du «shower» exclusivement féminin.  Dans ce cas-ci, il arrive qu’on organise en plus un party à thématique sportive pour le papa et ses amis, à qui on demandera simplement d’apporter…un sac de couches !

Qui inviter ?

On réunit les copains et copines, quelques collègues dont la future maman est proche et des membres de la famille, en autant que ce mélange des genres soit heureux !  Voilà pourquoi l’organisatrice doit bien connaître le réseau de la fêtée et s’assurer que les personnes importantes seront là.  Elle devra recourir à l’habileté du futur père à dénicher les coordonnées des invités.  Un truc ?  Si la future maman nous a déjà envoyé un courriel de groupe et que toutes les adresses y apparaissent, on pourra leur envoyer une invitation virtuelle.  Ceux qui ne peuvent venir peuvent toutefois envoyer leur cadeau ou leurs vœux à l’avance à l’organisatrice et même participer à distance aux jeux de devinette s’il y a lieu !  

Une surprise, est-ce mieux ?

Même si la future maman s’en doute, c’est plus agréable si elle ne sait pas quand, où, sous quelle forme se déroulera le «shower» (à moins qu’elle déteste les surprises).  On sème l’ambiguïté sur la date et on s’organise avec son conjoint pour qu’elle arrive au lieu prévu au bon moment.  Évitons donc de tenir le «shower» trop tard dans la grossesse pour ne pas que la fête coïncide avec un pressant besoin de faire la sieste !

Si on est la future maman, on aidera l’organisatrice de notre «shower» en préparant deux listes : une liste des gens à qui on compte envoyer un faire-part de naissance et une liste des items dont on a besoin.  On garde le tout dans une chemise ou un cartable que notre conjoint pourra subtiliser en douce.  Si personne ne nous organise un «shower», ces deux listes nous seront tout de même utiles.

Conseils pratiques pour organisation Shower bébé

Qui l’organise ?

Dans le dernier trimestre de la grossesse, de sorte que la future maman puisse compléter ses achats en étant encore relativement en forme.  Si la date du «shower» frôle de trop près celle prévue pour la naissance, il se peut que bébé se pointe le bout du nez avant ou que la future maman soit trop fatiguée.  Trop tôt, on craint parfois la fausse-couche, et la bedaine n’est pas encore tellement ronde.

Attention : certaines personnes (dont les membres de certaines communautés culturelles) préfèrent ne pas recevoir de cadeaux liés au bébé avant la naissance.  Certains «showers» ont donc lieu après, en présence de l’invité d’honneur, ce qui concentre en un seul moment les visites au poupon et, en une seule fois, le récit de l’accouchement !  Le seul bémol : il vaut mieux que les parents disposent déjà de l’équipement de base, car croyez-moi sur parole, premier mois ne rime pas avec magasinage !  Si bébé a déjà tout le bagage nécessaire, on lui apportera alors de ravissantes petites tenues (surtout si on ne connaissait pas le sexe d’avance) ou on optera pour une autre formule.

Le «shower», une coutume nord-américaine

L’Office de la langue française propose «réception-cadeaux» pour traduire le terme «shower», soit une réception organisées pour souligner un événement heureux (mariage, naissance) où les invités déversent une «pluie» de cadeaux sur la future mariée ou future maman.  La pratique de ce genre de réception, qui a vu le jour aux États-Unis et qui a été adoptée par le Québec et le Canada anglais, ne semble pas avoir cours en Europe.  Le «shower» de naissance est une coutume beaucoup plus récente que le «shower» de mariage, mais tous deux tendent à évoluer au diapason de la société québécoise.  Ainsi, on remarque un nombre grandissant de «showers» de naissance mixtes, où le futur papa est de la partie.  La même «justice» se fait du côté de l’enterrement de vie de garçon, un rituel festif qui attend aussi les futures mariées dans le détour.

Notre présence à cette réception témoigne de notre encouragement et de notre appui aux parents pour la grande aventure qui commence pour eux.  C’est aussi l’occasion de réunir parents et amis avant l’arrivée du poupon.  Quant aux présents, ils donnent un fichu coup de pouce, à un moment où les dépenses sont à la hausse et les revenus …à la baisse, congé parental oblige !

Le parfait «shower» de bébé

Tout pour organiser un «shower» du tonnerre: invitations, thèmes, activités, jeux, cadeaux, etc.

par Chantal Dauray (Coupdepouce.com)

POUR EN SAVOIR PLUS
- Le siège d'auto: jusqu'à quel âge?
- La vie après une fausse couche

- autres

Qui l'organise?

Habituellement, un membre de la famille (mère, soeur, belle-mère, tante, grand-mère, cousine, etc.), une amie ou une collègue très proche.

Invite-t-on seulement des femmes?

Comme le futur père s'implique davantage qu'avant, pourquoi l'exclure du «shower»? Après tout, cette fête destinée à accueillir Bébé le concerne tout autant! Comme plusieurs parents ne sont pas mariés, on célèbre du même souffle leur union. De plus, un «shower» mixte inclut nos amis masculins qui, autrement, seraient mis de côté. Plusieurs femmes affirment que les «showers» mixtes sont plus sympathiques et amusants, tout en donnant l'occasion à plusieurs de revoir les parents et les amis avant le grand jour, sans que tout soit concentré sur les cadeaux (bien que ça donne un fichu coup de main!). Certaines femmes préfèrent toutefois conserver la tradition du «shower» exclusivement féminin.

Sous quelle forme?

  Barbecue informel à l'extérieur, 5 à 7 ou soirée avec un petit buffet. Chacun peut contribuer en apportant un plat ou des bouchées. On dresse un bar à cocktails contenant les recettes et tous les ingrédients nécessaires (privilégions des cocktails sans alcool, pour appuyer la future maman!)

  Brunch ou après-midi de jeux et d'activités.

  Ateliers bricolage. Céramic Café Studio (plusieurs succursales au Québec) propose des forfaits aux groupes: on peint une pièce de céramique pour bébé ou pour la maman, tout en prenant une bouchée sur place. On peut aussi créer une oeuvre collective (peindre un tableau, un drap ou mouler le ventre de la future maman, etc.)

  Au restaurant. On choisit un endroit qui offre un espace réservé à notre groupe et chacun paie son repas et ses consommations. Un truc: les restaurants spécialisés en déjeuners ouvrent leurs portes aux groupes en soirée.

  Un «shower» livres et musique. Chacun contribue à garnir la bibliothèque et l'armoire à CD du petit à naître (intéressant pour les 2e bébés qui bénéficient déjà des articles de leur grand frère ou de leur grande soeur).

Si les «showers» sont plus courants pour un premier bébé, rien n'empêche de célébrer la venue d'un deuxième poupon! On mettra davantage l'accent sur la fête et moins sur les cadeaux. Si l'écart d'âge entre les deux enfants est grand ou que le père n'est pas le même, la maman n'a sans doute pas gardé ses articles de bébé. Il est possible qu'étant plus jeune et moins fortunée, elle ait acheté des produits de moins grande qualité. De plus, les innovations vont vite en ce domaine! Enfin, si le premier enfant est un garçon, en général plus actif, il se peut que les jouets soient davantage abîmés.

Un thème? Pourquoi pas!

Un thème se décline dans toute l'organisation (invitations, jeux, décoration, etc.) et rend l'événement plus mémorable. On s'inspire de:

  La chambre du bébé;

  Une couleur, un objet (bouteille, suce, couche, etc.);

  Les magnifiques bébés de Anne Geddes;

  Un animal (ourson, lapin, chat, etc.);

  Une émission de télé jeunesse (Cornemuse, Télétubbies, etc.)

  Ce qui est dans l'air du temps au moment du shower (party Nouvelle-Orléans pour le Mardi-gras; oeuf ou lapins pour Pâques; fête tropicale d'été avec rhum, punch et musique reggae, etc.)

  Contes pour enfants (Alice au pays des merveilles, La Belle au bois dormant, Cendrillon, etc.)

  Un pays; l'Arche de Noé ou la manière dont les parents se sont rencontrés, etc.;

Idées déco

L'animatrice Clodine Desrochers a eu droit à un «shower» en ondes. Le décor était inspiré des idées suivantes:

  Vêtements de bébé disposés dans la maison;

  Bouquets de tulle et marguerites;

  Cônes de papier contenant un bouquet de souffles de bébé (que les invités peuvent apporter).

5 conseils de Jennifer Jenkins, auteure de The Everything Baby Shower Book
1. Planifier à l'avance (envoyer les invitations quelques semaines avant le «shower», qui se tient au dernier trimestre de la grossesse).
2. Penser au confort de la mère: chaises confortables, nourriture, invités choisis, activités qui lui plaisent, etc.
3. Faire ça simple: on ne se complique pas la vie! Il vaut mieux investir sur la qualité des objets donnés en cadeau que sur le buffet. Les bouchées style nachos font toujours fureur!
4. Embrigader des co-organisateurs. Si on est plusieurs à contribuer financièrement, le mentionner dans l'invitation. Sinon, la mère croira que celle qui reçoit a tout payé.
5. S'amuser!

À prévoir

1. Une table pour les cadeaux;

2. Une table pour le buffet; des fleurs et des breuvages différents (avec et sans alcool);

3. Un endroit secret pour faire signer la carte et récolter la contribution (si le cadeau est collectif);

4. Une liste de petites tâches à terminer, qu'on appose sur le frigo;

5. Un jeu «brise-glace» si les invités ne se connaissent pas tous. On peut tout simplement présenter les nouveaux arrivants en mentionnant leur lien avec les futurs parents.

Quoi donner?

Pour la liste de cadeaux, on établit une liste d'objets dont les parents ont besoin (on les consulte si ce n'est pas une surprise), qu'on envoie par courriel aux invités. On leur demande de nous aviser de leur sélection, on raye au fur et à mesure et on communique régulièrement les choix. Selon les besoins des futurs parents, on peut choisir entre les «gros morceaux» (cadeaux collectifs) ou les plus petits (cadeaux individuels). Si la future maman a enregistré sa liste de naissance dans un grand magasin ou une boutique, on le spécifie lorsque les invités confirment leur présence (et non dans l'invitation).

Autres idées de cadeaux

  Un moulage du ventre

  Une session de photo

  Des livres-souvenir de bébé: Comment faire rire un bébé; les livres de la collection Puce, des disques: Chansons douces, chansons tendres, etc.

  La valise de la future maman remplie: pyjamas et soutiens-gorge d'allaitement (ceux de Bravado sont très chou!); livre; disque; grignotines, accessoires pour bébé, etc.

  Des produits beauté pour bébé

  Un livre-souvenir de bébé, un album-photo, une magnifique boîte pour y loger les souvenirs (bracelet d'hôpital, première mèche de cheveux, photo du pied de bébé, etc.) ou le logiciel L'album de bébé

Saviez-vous que... (cliquez ici)

Le «shower» est une coutume nord-américaine. Cette tradition n’existe pas en Europe!

10 activités pour un «shower» de bébé

Qu'on souhaite organiser une petite ou grande rencontre, voici une série de jeux et activités propres à réinventer ce rituel.

10 idées de jeux et d'activités

L'organisatrice peut acheter des petits prix de présence (produits de beauté ou de gourmet, gadgets de cuisine, chocolats ou bonbons, bouteille de porto, certificats-cadeaux pour le cinéma, etc.) selon son budget ou la contribution des autres convives.

1. Jeux de devinettes. On mise sur la date de naissance, le sexe du bébé (si inconnu), le poids, la taille, la durée de l'accouchement, etc. Chacun fournit un montant qui sera remis au gagnant après la naissance ou, mieux, qui garnira un REEE pour bébé! Une autre variante: on prend un rouleau de ficelle et chaque personne coupe un bout qui correspond à son estimation du tour de taille de la maman fêtée. On vérifie son vrai tour de taille (si elle est d'accord!) avec une ficelle d'une autre couleur. Celui qui était le plus proche gagne.

2. Perdu: t'as dit le mot bébé! Chacun se glisse un collier autour du cou (par exemple, un ruban avec une suce). On échappe le mot «bébé» pendant qu'on parle avec quelqu'un? Cette personne nous le retire. Celui qui a le plus de colliers gagne!

3. Un album-souvenir qu'on compose pendant le «shower». Avec un Polaroïd, on prend une photo de chaque invité, qui écrira un mot au bébé ou un conseil aux parents.

4. Préparer des sketches sur la vie de parents ou un «bien-cuit». Chaque invité raconte une anecdote de sa jeunesse, un mignon «mot d'enfant» ou livre son meilleur conseil. On filme le tout si on dispose d'une caméra.

5. Devine à qui la binette. Les convives apportent une photo d'eux étant bébé, que l'organisatrice dispose sur un carton. Celui qui fait le plus de pairages bébé/adulte gagne un prix de présence.

6. C'est à quoi ce petit pot-là? On enlève les étiquettes d'une douzaine de pots de bébé et on essaie d'associer les bonnes saveurs... au simple regard ou au goût!

7. Écrire une lettre au bébé. On pige un numéro qui correspond à l'âge que l'enfant aura quand ses parents lui liront notre lettre, qu'on rédige sur place ou qu'on envoie la semaine suivante.

8. Un petit rituel inspirant. On allume un cierge, on se tient les mains ou on porte un toast pour donner de l'énergie à la maman lors de la naissance. On peut lire des poèmes, formuler à tour de rôle un voeu pour le bébé ou faire signer un «contrat d'engagement» aux futurs parents.

9. On met le futur papa à l'épreuve! Il doit deviner à quoi servent tous les cadeaux et assembler les gros morceaux devant tout le monde. On peut aussi tester l'habileté des invités en leur faisant habiller ou mettre une couche à une poupée bébé. Top chrono!

10. Un quiz sur les futurs parents. On prépare dix questions à partir d'informations croustillantes qu'on aura récoltées auprès des proches des futurs parents (sur leur jeunesse, par exemple). Celui qui a le plus de bonnes réponses gagne!

Lexique

Lexique des termes fréquemment utilisés en matière de congrès

Actes

Document présentant un compte rendu fidèle des conférences, exposés, débats.

Activités pré, para ou post-congrès

Activités récréatives ou circuits touristiques se déroulant parallèlement au congrès soit avant, pendant ou après l’événement.

Agences réceptives

Détentrices d’un permis émis par l’Office de la protection du consommateur du Québec, elles offrent les services suivants : réservations de chambres, inscription des délégués, coordination des activités, publicité, gestion des expositions, planification des programmes, etc.  Connues aussi sous l’appellation anglaise «Destination Management Company» (DMC)

Badge

Carte ou carton d’identification du participant.

Brochure

Petit cahier broché à caractère publicitaire.

Plan-échéancier

Document de planification sur lequel sont inscrits, en ordre logique, les différentes phases d’organisation, les noms des responsables de chacune de ces phases et les dates du début et de la fin des opérations.

Centrale d’hébergement

Lieu où se fait l’ensemble de la coordination liée à l’hébergement lorsqu’un événement mobilise plus d’un établissement hôtelier.

Clientèle-cible

Ensemble des personnes susceptibles d’être intéressés pas l’événement.

Colloque

Débat organisé autour d’un même sujet pour lequel l’ensemble des participants a les mêmes intérêts.

Comité organisateur

Structure responsable de l’organisation d’un événement.

Conférence

Discours, causerie où un spécialiste reconnu traite en public d’une question précise.

Congrès

Réunion de plusieurs centaines de personnes qui se rassemblent pour échanger leurs idées ou pour se communiquer leurs études.

Date limite, Date d’option

Date à laquelle on doit annuler ou confirmer les réservations tentatives de chambres et d’installations (cutt-off-date).

Dépliant

Prospectus plié en accordéon et dont chaque volet constitue une page distincte.

Exposition

Présentation publique de produits.

Industrie des congrès

Ensemble des services contribuant à la satisfaction des besoins des congressistes

Installations hôtelières

Ensemble des salles et installations techniques d’un établissement hôtelier.

Kiosque ou Stand

Dans une exposition, emplacement réservé à un exposant ou à une catégorie de produits.

Nuitée

Une nuit passée à l’hôtel.  Utilisé comme mesure statistique pour quantifier le nombre de nuits par personne passée à l’hôtel.

Organisateur professionnel de congrès (OPC)

Firme spécialisée qui vend un ensemble de services reliés à l’organisation d’événements à caractère public.  Contrairement à l’agence réceptive, ne détient pas de permis de l’Office de la protection du consommateur du Québec.  Connu aussi sous l’appellation anglaise «Professional Convention Organizer» (PCO).

Plan américain

Terme utilisé en hôtellerie pour désigner une entente prévoyant le coût de la chambre et les trois (3) repas.

Plan américain modifié

Terme utilisé en hôtellerie pour désigner une entente prévoyant le coût de la chambre, le petit déjeuner de type américain (œufs, saucisses, bacon) et le souper.

Plan continental

Terme utilisé en hôtellerie pour désigner une entente prévoyant le coût de la chambre, le petit déjeuner de type européens(croissants, brioches).

Plan européen

Terme utilisé en hôtellerie pour désigner une entente prévoyant exclusivement le coût de la chambre.

Plan d’allocation

Document de planification qui prévoit l’aménagement de chacune des salles utilisées et l’équipement nécessaire pour les activités devant s’y tenir.  Lors d’une réception, le plan de table doit y être inclus.

Plan d’aménagement

Document illustrant les différentes façons de disposer les tables, les chaises, l’équipement audio-visuel et les autres accessoires dans une salle.

Plan de table

Document de planification sur lequel sont indiqués la disposition des places autour d’une table ainsi que le nom de leur occupants selon une formule bien établie par les organisateurs en vertu de certaines règles protocolaires.

Réservation d’amorce ou tentative

Première réservation de chambres et/ou d’installations faites auprès d’un établissement hôtelier.  Celle-ci peut être modifiée en tout temps, jusqu’à la date d’option ou date limite.

Salon

Présentation publique de produits au cours de laquelle la vente directe est permise.

Séance plénière

Réunion générale de tous les participants à des ateliers, de façon à mettre en commun les résultats des discussions intervenues dans chacun des groupes.

Séminaire

Réunion destinée à la formation ou à l’information d’un certain nombre de personnes sur un sujet bien précis où les participants doivent écouter ce que l’animateur leur communique.

Session d’affichage (poster session)

Exposition des communications par affiches parallèlement aux conférences

Surlocation (Oversale)

Action de louer plus de chambres que le nombre existant, en prévision de défaillances ou de défections.

Surélévation (Overbooking)

Action d’accepter des réservations au-delà du nombre de places offertes, en prévision de défaillances ou de défections.

Comité finances 3 (34)

Négociation des couvertures d’assurance requises pour les fins de l’événement

Pour un événement de courte durée, il est possible d’obtenir une extension de votre police d’assurance régulière pour peu de frais.

Acquittement des factures

Vous devez récupérer toutes les factures des comités et émettre un chèque pour chacune des dépenses encourues.

Préparation du rapport financier final

Assurez-vous d’avoir entre les mains toutes les factures ainsi que vos formulaires vous permettant de toucher les subventions gouvernementales afin de préparer votre rapport final.  Sinon, prévoyez des provisions pour combler les sommes restantes à entrer.  Négociez l’obtention de l’ensemble des subventions gouvernementales avant la présentation du rapport final.

Rapport final du comité

Le comité finances doit livrer les informations suivantes :

-          mandat;

-          subventions reçues;

-          rapport financier;

-          atteinte des objectifs.

Comité Finances (32)

C’est le comité le moins impliqué dans l’action.  Vous devez pouvoir prendre du recul face aux attentes du comité organisateur, afin de pouvoir évaluer les dépenses avec justesse.

À la fin de l’opération, tout le monde vous sera reconnaissant d’avoir permis au comité organisateur de «garder les pieds sur terre».

NOTE : Ce comité peut être regroupé avec le comité financement.

Formation du comité

Étant donné la nature particulière de votre mandat, votre comité sera restreint.  Il est même possible que vous en soyez le seul membre.

Conception d’un mode de contrôle des revenus et des dépenses

Référez-vous au budget du congrès précédent pour vous guider dans vos opérations financières.

En cours d’organisation, sensibilisez vos collègues à respecter leurs estimations.  À chacune des réunions du comité organisateur, faites un retour sur le budget car des finances saines sont garantes du succès de votre congrès.

Préparation d’un budget global

Une fois que tous les comités vous auront remis leur budget, vous pourrez constituer votre budget global.  Vous pourrez ajouter 15% par année forfaitaire pour les imprévus.  Ceci représentera votre budget.

Comité finances 2 (33)

Ouverture d’un compte de banque

Pour ouvrir un compte de banque, il suffit d’obtenir auprès du comité organisateur et/ou de votre organisme hôte, une résolution vous autorisant à ouvrir un compte en banque au nom du congrès.  Cette résolution doit indiquer le nom des signataires des chèques.  Normalement, le président, le directeur du comité financement et le directeur du comité finances sont habillés à signer, tandis que le coordonnateur agira comme signataire suppléant.

Constitution d’un fonds de départ

Le fonds de démarrage d’un congrès est généralement le produit d’un emprunt ou d’une marge de crédit.  Il peut être fourni par l’organisme qui est à l’origine de la tenue de l’événement, par le ministère responsable ou par un organisme oeuvrant dans le même domaine.

Instauration d’une petite caisse et d’un comptoir de change au secrétariat du congrès

Prévoyez un montant suffisant pour de petits achats ou certaines dépenses imprévues.

Lors d’un congrès international, prévoyez aménager un comptoir de change sur place.

Gestion des différents crédits et taxes pour les participants étrangers

Agence de douanes et du revenu du Canada

Programme de remboursement aux visiteurs

Centre fiscal de Summerside

Pièce 104

275, ch. Pope

Summerside (Î.-P.É)

Canada C1N 6C6

Téléphone : 1-800-668-4748 (au Canada)

                        (902) 432-5608 (de l’extérieur du Canada)

Courriel : visitors@ccra-adrc.gc.ca

Internet : www.ccra-adrc.gc.ca/visiteurs

Comité Transport 3 (31)

Confection des enseignes d’identification des véhicules

Lors de navettes ou de circuits touristiques, assurez-vous que vos participants puissent rapidement identifier leur véhicule.  Lors de congrès internationaux, regroupez vos délégués selon la langue parlée afin d’offrir un service de guide approprié.

Confirmation du nombre de passagers par véhicule

Respectez les délais pour toutes modifications au choix du véhicule initial dans le cas d’une augmentation ou d’une diminution de participation.

Location d’un véhicule de messagerie

Lorsque votre activité se déroule sur plus d’un site ou que vous avez plusieurs invités spéciaux à encadrer, un véhicule de messagerie demeure une bonne acquisition pour le comité organisateur.  Il peut parfois être recommandé pour un événement majeur.

Rapport final du comité

Le comité transport doit livrer les informations suivantes :

-          liste des déplacements organisés;

-          nombre de personnes par déplacement;

-          contrats;

-          rapport financier.

Comité Transport 2 (30)

Détermination des moyens et véhicules de transport

Le transporteur devra être en mesure d’offrir le nombre de véhicules requis au meilleur coût possible.  Il n’y a pas de manière unique de procéder.  Il n’y a pas de manière unique de procéder.  Selon les situations, les meilleures propositions peuvent devenir des automobiles, des taxis ou des services de limousine.

Rédaction d’un devis de transport

Sélectionner un ou des transporteurs par l’envoi de soumissions.

Celles-ci doivent inclure :

-          nombre de passagers estimé pour chacun des déplacements;

-          adresses des lieux d’embarquement et de débarquement;

-          heures de départ et de retour;

-          trajet durée totale de chacun des déplacements;

-          type de véhicule pour lequel cette soumission est demandée;

-          montant forfaitaire;

-          exigences de compagnie;

-          disponibilité des guides;

-          assurances.

Signature des contrats avec les transporteurs

Il est judicieux de conclure une entente avec le ou les transporteurs.

Chaque transporteur a une politique d’annulation et des exigences à respecter.  Cette précaution vise à empêcher le paiement de frais de transport inutiles pour votre organisation.

Dans le cas de congrès internationaux, il est suggéré de transiger avec une agence de voyages et/ou une compagnie aérienne pour faciliter la gestion des déplacements aériens ainsi que du prolongement de séjour et des modifications de trajets.  Une emplacement réservé à l’agence de voyages sur le lieu du congrès est recommandé afin de régler au fur et à mesure les problèmes des participants.

Comité Transport (29)

La qualité des moyens de transport ainsi que le respect des horaires sont des éléments très importants de votre événement.  Votre travail à prévoir et à fournir les meilleures conditions de transport possibles, depuis l’arrivée des participants jusqu’à leur départ.  Vous travaillerez en étroite collaboration avec le comité des activités sociales et vous devrez être en mesure de vous ajuster aux demandes et aux changements qui surviendront pendant toute la durée de l’événement.

Formation du comité

Votre équipe doit être choisie en tenant compte de l’expertise et de la disponibilité de vos membres.

Préparation des estimations budgétaires du comité

Vous devez faire une évaluation réaliste de vos besoins et des coûts qui s’y rattachent.  En cours d’organisation, il sera important de respecter vos estimations.

Rédaction du plan des besoins estimés en transport

Les besoins en transport peuvent inclure :

-          navette entre l’aéroport et l’hôtel;

-          navette entre l’hôtel et les autres lieux d’activités;

-          transport relié aux circuits touristiques ou aux tours de ville.

Politique d’accueil des invités spéciaux aux aérogares et aux hôtels

Prévoyez mettre sur pied un service de navette ou un service de limousine que vos invités se rendent au site du congrès.

Déléguez du personnel de votre comité pour qu’il puisse accueillir vos invités spéciaux.

Prévoyez également un centre général et permanent d’accueil avec du matériel d’information et de présentation audio-visuelle.

Information sur les plans congrès des compagnies aériennes

Les compagnies aériennes offrent un plan congrès destiné à tous les événements d’envergure.  En enregistrant votre activité à ce plan, vous permettez à tous vos congressistes et leur accompagnants de profiter d’une réduction variable sur le plein tarif.

Premièrement

Le comité organisateur doit contacter la compagnie aérienne de son choix pour vérifier son éligibilité et le plan congrès qui correspond le mieux à sa clientèle.  Par la suite, vous devrez enregistrer votre événement auprès de la compagnie en remplissant un formulaire d’inscription.  Le transporteur vous remettra un numéro d’événement avec lequel vos congressistes pourront réserver les billets.

Les compagnies possèdent un numéro de téléphone sans frais pour l’enregistrement de l’événement.  De plus, les lignes offrent un numéro à l’usage exclusif des comités organisateurs pour enregistrer leur événement.

Deuxièmement

Les délégués pourront faire des réservations individuelles en appelant directement au Centre de réservations du transporteur, en mentionnant le numéro d’événement.  Selon la compagnie aérienne retenue, le comité organisateur et les congressistes pourront bénéficier d’autres avantages offerts tels que : documents d’information, service de billetterie par la poste, etc.

Pour les congrès internationaux, il est intéressant d’avoir plus d’un transporteur officiel.